Email dan Produktivitas Diri

Blogs

Edisi 34,  Rabu, 23 Desember 2015

Dalam salah satu pelatihan yang saya deliver kurang lebih setahun lalu, saya sempat kaget juga ketika salah satu peserta pelatihan saya, dari sebuah bank ternama bercerita bagaimana Manajemen di bank tersebut berharap bahwa setiap staf nya me-respond dengan cepat  email yang masuk.  Kecepatan me-reply email merupakan salah satu KPI mereka.  Persoalannya adalah, job desc utama peserta tersebut bukanlah customer service.  Dengan kata lain, ia justru memerlukan waktu yang memadai untuk berkonsentrasi menyelesaikan pekerjaannya.

Tidak terbayang oleh saya bagaimana staf tersebut bisa bekerja dengan efektif, bila pada setiap ding email masuk, dia harus menghentikan pekerjaannya dan memberikan respond yang cepat.  Saya ragu ini dapat meningkatkan produktivitas kerja mereka.

Survey dari Harris Interactive terhadap 2000 karyawan , menunjukan bahwa 94 persen karyawan mengatakan mereka sudah akan kesulitan untuk me-respond email dengan baik bila menerima lebih dari 50 email setiap harinya.  (Perfect Time Based Productivity oleh Francis Wade, halaman 30)

Kebanyakan email yang kita terima adalah interupsi.  Interupsi didefinisikan sebagai sebuah hal yang kurang penting yang mengganggu keterlibatan kita dalam aktivitas penting.  Bisa jadi pada sebagian email ada hal yang memang urgent dan bisa mengalahkan prioritas dari aktivitas yang sedang kita kerjakan, tetapi bila kita harus mengevaluasi urgency dari hal tersebut setiap kali suara ding muncul maka kita akan merasakan lebih banyak kerugian daripada manfaatnya.

Menyiasati hal tersebut, sebagian eksekutif memilah antara medium masuknya ‘interupsi’ yang penting dan tidak.  Mereka bisa mengatakan pada stake holder-nya bahwa bila ada hal penting, harus lewat telepon atau lewat sms atau diberikan sebuah alamat email khusus yang memang akan berbunyi ding.

Mungkin tidak ada usaha menyiasati email seekstrim Tim Ferris dalam bukunya 4 hour workweek, yang mengurangi frekuensi membuka emailnya sampai beberapa hari sekali.  Ia melakukan batching dalam aktivitas tersebut.  Batching adalah istilah yang digunakan untuk menggabungkan sebuah aktivitas sejenis ke dalam suatu waktu tertentu sehingga kita akan lebih efisien menggunakan waktu kita.

Mengoptimalkan efektivitas pengelolaan email kita bisa dilakukan dengan cara batching.  Biasanya disarankan hanya 2 sampai 3 kali per hari kita membuka email.  Pagi (sebaiknya bukan hal pertama yang kita lakukan tapi sekitar jam 10, setelah prioritas pekerjaan kita selesai kita kerjakan), siang dan sore.  Atau cukup siang dan sore saja.  Dengan cara itu, maka produktivitas karyawan di sebuah organisasi akan ikut meningkat.

G. Suardhika

Trainer dari Training Modern Time Management Jakarta