Email Protocols buat Perusahaan

Blogs

Edisi 39, Selasa, 12 Januari 2016

Waktu yang digunakan untuk email di suatu organisasi bisa jadi merupakan salah satu penyebab time waster.  Bisa sampai 20 persen waktu kerja sehari-hari hilang karena tidak adanya kebiasaan yang baik dalam ber-email.  Penyebabnya bisa bersumber dari diri sendiri, tetapi bisa juga bersumber dari atasan dan kebijakan, serta budaya ber-email organisasi yang tidak optimal.

Sharing saya mengenai karyawan di sebuah perusahaan besar, bisa menjadi salah satu contoh policy yang kurang tepat di suatu perusahaan.  Email sebetulnya hanya salah satu pola komunikasi dan koordinasi yang bisa dipilih, selain rapat, one on one (pertemuan dua orang), walking around (atasan mendatangi ruangan staf nya untuk memonitor secara santai dan taktis), telepon dan texting.  Email efektif untuk permasalahan yang tidak kompleks dan tidak urgent yang emosi komunikasinya netral.

Berikut adalah sebagian rules dalam email protocols yang saya kutip dari 5 Choices halaman 225:

  • Email dibuat secara singkat, padat dan direct
  • Buat subjek di email yang actionable
  • Hindari subjek yang membingungkan
  • Hindari mendiskusikan lebih dari satu subjek dalam satu email
  • Kirim email hanya ke orang-orang yang memerlukan. Sebaiknya cc hanya diberikan ke mereka yang secara riil ikut terpengaruh dengan email tersebut, bukan untuk nice to know
  • Bila email dikirim ke beberapa orang, sebutkan secara spesifik kepada siapa Anda meminta action dilakukan.
  • Bila Anda hanya menuliskan pesan di subjek dan tanpa penjelasan di body, tuliskan AP (Akhir Pesan) di akhir kalimat, sehingga penerima email tidak merasa perlu untuk membuka email.
  • Jangan bersegera menindaklanjuti dengan telepon bila materinya tidak terlalu urgent (bila urgent, memang sebaiknya bukan email yang digunakan).
  • Biasakan untuk menggunakan out of office reply
  • Pertimbangkan sebelum menggunakan reply all
  • Bila me-reply perhatikan apakah subyek sudah perlu diubah atau tidak. Ini untuk mempermudah penerima memahami dan memprioritaskan email dan mempermudah Anda melacak dengan search di kemudian hari.

G. Suardhika

Trainer dari Training Modern Time Management Jakarta

Berminat untuk mengikuti pelatihan mengenai pengelolaan email, silakan klik informasi di sini.