How CEOs Manage Time (1)

Comment

Blogs

Edisi 232, 18 September 2018

Judul dan sumber artikel kali ini saya ambil dari jurnal Harvard Business Review, edisi Juli-Agustus 2018.  Tidak kurang dari Michael E Porter dan koleganya, Nitin Nohria yang merupakan Dekan Harvard Business School melakukan penelitian sejak 2006 terhadap 27 CEO perusahaan besar.  Perusahaan-perusahaan tersebut umumnya adalah perusahaan publik yang mempunyai rata-rata pendapatan per tahun sekitar 20 triliun.  Untuk penelitian ini, mereka mengumpulkan dan melakukan kodifikasi sekitar 60 ribu jam CEO.  Data itu dikumpulkan dengan satuan 15 menit selama 24 jam perhari, 7 hari seminggu.

Sudah bisa diduga bahwa CEO menghabiskan cukup banyak waktu di tempat kerja, sekitar 9,7 jam per hari kerja.  Dan mereka menggunakan 79 persen dari akhir minggunya untuk kerja.  Namun, nah ini dia, rata-rata mereka tetap menjaga waktu tidur yang cukup, yaitu 6,9 jam per hari.  Dan mereka juga menyempatkan diri untuk berolah raga bahkan sampai sekitar 45 menit setiap harinya.  Bayangkan bagaimana kita sering mengeluh tidak punya waktu tidur yang cukup atau waktu untuk olah raga, sedangkan CEO sukses memproteksi waktu tersebut sama pentingnya seperti memproteksi agenda kerjanya.  Disamping itu, pentingnya keluarga juga ditunjukan dengan mereka rata-rata menghabiskan 3 jam perhari bersama keluarga.

CEO men-set fokus kerjanya melalui agenda kerja yang jelas dan dikomunikasikan dengan baik pada tim.  Dengan bantuan asisten eksekutifnya, dia akan menggunakan 43 persen dari waktu untuk memastikan tercapainya target tersebut.  Dengan seting fokus yang jelas serta alokasi hampir separuh waktu untuk memastikan ter-realisasinya rencana strategis tersebut, maka mereka bisa membuat perusahaannya bergerak ke arah yang diinginkan.

Tentunya juga tidak dapat dihindari kemungkinan adanya berbagai hal urgent, untuk itu para CEO  menyediakan sampai sekitar 36 persen waktu mereka untuk me-respond berbagai situasi tersebut.

Bagaimana dengan waktu untuk pekerjaan rutin dan operasional?  Hal ini mendapat porsi yang lebih kecil, 21 persen.  Kok bisa serendah itu?  Tentunya karena mereka bisa membentuk tim yang kuat dan mendelegasikan sebagian tugas kepada tim tersebut.

Mungkin menarik untuk menganalisis waktu kerja sehari-hari kita dan melihat seberapa berbedanya kita dari perbandingan tersebut, 43:21:36?  Saya akan coba makna dari perbandingan ini pada tulisan yang berbeda.

Disiplin dan respek terhadap struktur organisasi diantaranya ditunjukan dengan waktu yang digunakan untuk berinteraksi dengan staf langsung, para direktur, yang sebesar 46 persen.  Jumlah sebesar ini tentu hanya dimungkinkan bila terdapat kepercayaan penuh terhadap bawahan.  Para CEO menerapkan standard tinggi dalam memilih staf langsung.

Pada umumnya Direksi/Manajer yang bagus dalam mengelola status quo, justru kurang mampu membawa perusahaan ke level yang lebih baik.  Empowerement hanya bisa dilakukan bila disertai sturktur dan proses organisasi yang baik, yang memungkinkan setiap orang mengambil keputusan dengan optimal.

(bersambung)

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *