How CEOs Manage Time (3): Lesson Learned

Comment

Blogs

Edisi 234, 2 Oktober 2018

Bagaimana pemimpin mengalokasikan waktunya?  Dari lebih dari 100 pelatihan kepemimpinan yang pernah saya bawakan sepanjang lebih dari 10 tahun karir saya, maka saya bisa memperkirakan bahwa sedikit sekali yang mengalokasikan waktunya mendekati perbandingan 43:21:36.  Yaitu perbandingan penggunaan waktu CEO antara waktu untuk merumuskan dan memastikan berjalannya agenda utama organisasi (43 persen), dengan aktivitas rutin (21 persen) dan 36 persen untuk aktivitas urgent (silakan baca How CEOs Manage Time (1)).

Kebanyakan pemimpin masih tenggelam dalam aktivitas operasional, sibuk memastikan bahwa operasional organisasi dapat berjalan dengan baik, yang sebagian disebabkan oleh kekurangmampuan untuk memberdayakan tim nya dengan optimal.  Dengan demikian waktu yang dialokasikan untuk merumuskan dan memastikan berjalannya agenda penting masih jauh di bawah 43 persen sebagaimana yang ditunjukan para CEO.

Agenda penting diantaranya terkait dengan berbagai perubahan yang dapat meningkatkan kinerja dan pertumbuhan organisasi.  Lebih spesifiknya, pembenahan dalam sistem dan pemberdayaan tim, sehingga proses kerja bisa berjalan dengan efisien dan efektif dan mereka bisa menggunakan lebih sedikit waktunya di aktivitas operasional.

Selain menelaah perbandingan antara agenda penting dan operasional, kita juga bisa menelaah besarnya porsi aktivitas segera, yang sebesar 36 persen.  Tingginya angka tersebut di satu sisi menunjukan makin dinamis dan sulit diprediksinya lingkungan bisnis yang ada, di sisi lain sebetulnya juga menunjukan bahwa sistem dan budaya kerja yang ada masih belum cukup baik sehingga terdapat gap yang tinggi dengan dinamika faktor-faktor eksternal organisasi.

Bisa jadi angka 36 persen bagi seorang CEO masih bisa dianggap wajar bila mengingat bahwa CEO adalah garis depan yang menghadapi dinamika tersebut.  Pada sebagian besar leader yang ada di level manajemen madya, yang umumnya tidak berinteraksi dengan eksternal organisasi, dinamika lingkungan eksternal seharusnya tidak mempunyai pengaruh sebesar itu.

Lalu apa yang bisa dilakukan Leader untuk bisa sampai ke proporsi 43:21:36 tersebut?

  • Delegasi optimal. Terutama terkait dengan aktivitas operasional.  Untuk bisa melakukan delegasi dengan optimal, maka pemimpin perlu mengembangkan tim nya dengan optimal pula.
  • Memberikan waktu yang cukup untuk melakukan refleksi dan evaluasi dari aktivitas impactfull apa yang bisa dan perlu dilakukan
  • Mengembangkan kemampuan untuk menerima hasil dengan kualitas lebih rendah untuk aktivitas kurang penting. Ini biasanya sulit dipahami oleh sebagian pemimpin, terutama mereka yang mempunyai kecenderungan

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *