Isi DA (1): Aktivitas Mana yang Ditulis?

Comment

Blogs

Edisi 178, 24 Oktober 2017

Untuk membuat sebuah DA yang efektif maka kita perlu memahami content & context dari sebuah aktivitas.  Yang disebut content tentunya aktivitas itu sendiri.  Sedangkan konteks adalah berbagai variabel yang terkait dengan aktivitas, mulai dari seting aktivitas, pengelompokan aktivitas, dll.  Pada kesempatan ini, kita akan membahas mengenai content terlebih dahulu.

MPD sengaja memilih menggunakan kata ‘aktivitas’ bukan ‘pekerjaan’ karena apa yang masuk ke dalam DA kita tidak hanya aktivitas pekerjaan, tetapi juga di luar pekerjaan.  Apa itu aktivitas?

Bila Anda tanyakan pada David Allen, penulis buku Get Things Done, maka isi dari to do list nya adalah next action.  David Allen menekankan pentingnya mengetahui persis next action karena menuliskan aktivitas saja akan menyulitkan kita ketika akan memulai aktivitas tersebut.  Menurut David, lebih baik menuliskan kata ‘menelepon bengkel untuk …’ daripada menuliskan kata ‘memperbaiki mobil’.  Yang pertama bersifat ‘next action’.  Lebih jelas lagi mungkin perbandingan berikut, antara ‘mengirimkan undangan rapat awal proyek x’ dibandingkan dengan sekedar menulis ‘proyek x’

MPD melihat plus minus dari kedua hal tersebut.  Betul menuliskan ‘tindakan berikut’ akan lebih memancing aktivitas, tetapi menuliskan kelompok aktivitas yang lebih besar juga bisa membuat kita menelaah prioritas dengan lebih baik.  Untuk apa menelepon bengkel untuk perawatan rutin kalau kita tahu dalam 2 minggu ke depan kita tidak ada waktu untuk ke bengkel?  Atau bisa jadi Anda mengubah next action-nya dari ‘menelepon bengkel’, ke ‘mencari informasi mengenai bengkel yang lebih baik’, bila kita meletakan kata ‘bengkel’ dalam DA daripada ‘menelepon bengkel’.

Bila Anda merasa lebih sederhana menulis kata utama saja dari aktivitas tersebut dan itu membantu Anda untuk lebih mudah membandingkan prioritas diantara aktivitas ataupun memikirkan ulang next action apa yang tepat dari aktivitas itu, maka silakan Anda menggunakan kata utama nya saja.  Namun tentunya jangan memilih kata yang terlalu besar lingkupnya seperti ‘projek x’.  Mungkin Anda bisa menulis: ‘projek x: brainstorming timeline’.  Kemudian bila diperlukan, Anda bisa menuliskan rangkaian next action dari hal tersebut.

Kita kembali pada salah satu fungsi DA, yaitu sebagai pengingat.  Jadi sepanjang ia cukup untuk menjadi pengingat yang baik, maka ia telah menjalankan fungsinya dengan baik.  Sebab kata tersebut menjadi pencetus dari apa yang perlu dilakukan, kemudian ketika Anda memilih untuk melakukan hal tersebut, Anda mulai berpikir next action apa yang sesuai.

Tentunya tidak semua aktivitas Anda ditulis di dalam Daftar Aktivitas.  Untuk sekedar mengingatkan, beberapa aktivitas rutin bisa jadi Anda masukan ke dalam jadwal, tetapi tidak perlu Anda tuliskan di dalam DA.

Aktivitas rutin terkait pekerjaan ataupun non pekerjaan.  Seperti: mandi, berangkat ke kantor, briefing pagi, cek email, dll.  Anda cukup memastikan bahwa rangkaian aktivitas rutin tersebut telah dilakukan dengan efisien dan diletakan dalam timing jadwal yang pas, maka aktivitas tersebut tidak perlu dimasukan ke dalam DA.  Memasukan ke dalam DA hanya akan mengacaukan fokus Anda.

Dengan demikian aktivitas yang menjadi isi DA lebih kepada aktivitas non rutin yang akan membantu mengingatkan kita tentang apa yang perlu dilakukan.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Incoming search terms:

  • isi da

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *