Mem-budget kan Waktu (1): Parkinson Law

Blogs

Edisi 141, Rabu 29 Maret 2017

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan laporan mingguan?  Berapa waktu yang optimal untuk rapat harian dengan tim?  Atau jangan harian tapi 2 harian?  3 harian?  Berapa banyak waktu yang perlu dialokasikan setiap minggunya untuk bisa membuat projek A selesai pada waktunya?  Apakah kita masih punya waktu untuk menerima proyek menarik tersebut?

Seandainya kita bisa mempunyai jawaban yang pasti terhadap pertanyaan di atas.  Mengalokasikan waktu, inginnya kita, seperti meletakan puzle di gambar.  Ketika puzle terakhir diletakan…nah klop sudah gambarnya.  Andai saja mengalokasikan waktu se-exact itu.

Ada berbagai kesulitan dalam mem-budget kan waktu kita.  Salah satunya, karena kecenderungan yang disebut sebagai Parkinson Law.

Parkinson yang ini tidak ada hubungan dengan penyakit parkinson yang diderita oleh petinju legendaris Muhammad Ali.  Parkinson Law dalam pengelolaan waktu berbunyi:  bahwa kebutuhan waktu untuk mengerjakan suatu tugas akan berkembang sesuai dengan waktu yang kita sediakan untuk pekerjaan itu.  Maksudnya?

Kita mengerjakan suatu laporan, lalu kita menyediakan 3 jam untuk itu.  Maka pekerjaan itu akan selesai 3 jam kemudian.  Tetapi, begitu kita dikejar dead line maka bisa jadi kita menemukan bahwa kita bisa menyelesaikan pekerjaan itu dalam 1 jam.  Apakah kualitasnya lebih buruk?  Belum tentu.  Bisa jadi karena kita bekerja lebih cepat dan menghilangkan hal-hal yang tidak perlu dalam prosesnya, seperti merapikan tampilan laporan tersebut, mengubah huruf sehingga lebih cantik, menambahkan gambar, dll.

Atau, bisa juga karena kita sangat fokus karena tekanan waktu yang ada, sehingga kita menemukan cara untuk mengerjakan pekerjaan itu dengan lebih efisien.  Jadi berapa waktu yang perlu dialokasikan bila kita menemukan tugas yang sama di masa depan?  1 jam: yang berarti kita mengerjakan dengan tergesa dan stressful.  3 jam: mengerjakan dengan santai.  Atau memilih di tengahnya, 2 jam?

Aware terhadap Parkinson Law membuat kita lebih berhati-hati untuk menentukan budget waktu yang optimal.  Sayangnya, tidak seakurat meletakan puzzle yang dibutuhkan.  Mengalokasikan waktu kita?  Bisa sangat lentur.  Disinilah kenapa kita dianjurkan untuk mengerjakan aktivitas penting dulu, sehingga aktivitas yang sifatnya lebih administratif bisa dikerjakan dengan memberikan time pressure kepadanya.  Misalnya menjelang pulang?

Sementara itu rumus dari Steven Covey berikut juga perlu diperhatikan: ‘Ketika berhubungan dengan orang, dekati dengan efiktif.  Bila berhubungan dengan pekerjaan sendiri (yang tidak melibatkan orang) efisienkan’.  Apa maksudnya?  Kita bahas di edisi berikut.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Incoming search terms:

  • budget waktu