Memulai hari dengan Daftar Aktivitas yang tepat

Comment

Blogs

Edisi 175, 3 Oktober 2017

Anda baru saja sampai di meja kantor Anda.  Menghempaskan diri di kursi yang empuk, lalu melihat pada daftar email yang masuk dan tumpukan file inbox di depan Anda.  Baru saja Anda akan mulai membaca file masuk, staf Anda sudah mengetok pintu ruangan Anda dan menyampaikan masalah yang ada di lapangan?  Tindakan apa yang akan Anda lakukan?  Meneruskan pekerjaan Anda atau pergi ke lapangan bersama staf Anda?

Mari kita pause sebentar adegan di atas untuk mulai membahas mengenai Daftar Aktivitas (DA).

Tanpa DA yang baik, Anda akan cenderung reaktif.  Mengerjakan apa yang ada di depan mata Anda, atau apa yang teringat oleh Anda atau apa yang paling ‘berteriak’.  Ini istilah saya untuk DA (sering disebut to do list atau pending item) yang dibaliknya ada tokoh otoritas tertentu (Bos, pasangan hidup, kolega, bos dari bos, customer) yang cerewet.

DA yang efektif akan membantu fokus Anda.  Ia membuat Anda paham mana yang prioritas, mana yang segera (urgent).  Dan bagaimana Anda bisa meracik aktivitas Anda sehingga tetap terasa nyaman dan optimal.

Menikmati proses dan mendapatkan hasil yang optimal adalah salah satu keseimbangan yang ingin dicapai MPD.  Ini berarti meracik antara aktivitas yang menyenangkan/istirahat dan aktivitas yang penting/impactfull.  Aktivitas menyenangkan relatif lebih mudah diketahui dan dilakukan.  Namun, untuk aktivitas penting kita perlu selalu diingatkan keberadaanya dan prioritasnya.  DA yang tajam memenuhi fungsi tersebut.

Kembali ke kasus di paragraf awal.  Dengan DA yang baik, dalam perjalanan ke kantor, Anda sudah membayangkan apa saja prioritas Anda pagi ini.  Jadwal Anda sudah berisi aktivitas paling penting karena Anda sudah mengendalikan input aktivitas yang masuk ke dalam DA.  Anda juga sudah mengelola tim Anda dengan baik sehingga mereka sudah diberdayakan dengan optimal.

Begitu sampai di meja kerja.  Anda Cuma melakukan scanning sekilas ke email dan inbox tray Anda untuk mengetahui apakah ada yang penting dan segera dari inbox Anda yang belum sempat Anda monitor.  Lalu Anda mulai mengerjakan pekerjaan sesuai prioritas Anda ketika staf Anda mengetuk pintu.  Anda mengajuan beberapa pertanyaan padanya untuk memastikan bahwa permasalahan yang ada masih di dalam otoritasnya dan dia cukup mampu untuk mengatasinya.  Setelah itu, Anda kembali fokus pada pekerjaan paling penting di hadapan Anda.  Itulah kekuatan DA yang tidak hanya berada di atas kertas, tetapi juga di mindset Anda dalam menghadapi hari sibuk Anda dan ber-respond secara tepat.

Tanpa itu, bisa jadi Anda tenggelam di dalam email yang tidak penting atau segera ke lapangan dengan staf Anda padahal prioritas aktivitas Anda bukanlah itu.  DA yang tepat memungkinkan Anda mengenali dengan baik pilihan aktivitas Anda dan prioritas mana yang tengah Anda korbankan ketika memilih satu aktivitas tertentu.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *