Mengelola DA (1): Antara Segera dan Penting

Comment

Blogs

Edisi 185, 28 November 2017

Sejauh ini kita sudah mempunyai DA Lengkap yang berisi semua hal yang kita ingin lakukan.  Lalu kita sudah memilih dari DA Lengkap tersebut mana yang ingin menjadi fokus kita setiap hari di DA Harian.  Tahap berikut adalah kita perlu memahami dinamika yang ada di dalam DA kita sehingga kita dapat lebih cepat dan tepat dalam memilih aktivitas kita pada kondisi tekanan pekerjaan yang ada sehari-hari.

Dari berbagai aspek yang perlu kita pahami dalam DA kita, maka yang paling penting perlu kita pahami adalah mana dari aktivitas kita yang penting dan mana yang segera.  Aktivitas penting adalah aktivitas yang memberikan impact besar bagi kehidupan kita.  Pada umumnya jenis aktivitas ini tidak time sensitive, karenanya tidak memiliki tenggat waktu yang ketat.

Dalam pekerjaan, contoh aktivitas penting adalah pembenahan sistem dan pengembangan tim.  Dalam area pribadi, contohnya adalah melakukan olah raga secara rutin.  Aktivitaspenting mempunyai impact yang besardalampemenuhanperan, kewajibanataupunkontribusiterhadap pencapaian tujuan hidup kita.Silakan baca artikel terkait mengenai apa itu pekerjaan penting.

Salah satu pembeda prioritas dalam aktivitas organisasi adalah antara aktivitas pekerjaan operasional dan strategik. Nature dari pekerjaan operasional biasanya merupakan pekerjaan yang mempunyai tenggat waktu dan mempunyai nilai prioritas rendah. Pekerjaan operasional juga umumnya lebih mudah didelegasikan. Sementara itu pekerjaan strategi mempunyai prioritas tinggi (penting) dan kadang tidak mempunyai tenggat waktu yang jelas.

Aktivitas urgent perlu dipisahkan antara fake & real urgent, serta perlu dipisahkan antar level resikonya.  Apa sebetulnya urgent?  Esensi sebuah aktivitas menjadi urgent adalah karena kalau dia tidak diselesaikan pada waktunya dia akan mengganggu pekerjaan dari unit lain.  Atau dia akan menimbulkan resiko real buat organisasi, misalnya penalti dari customer.  Tetapi kebanyakan urgent disebabkan oleh dead line dari atasan yang tidak jelas, sulit diantisipasi dan berubah-ubah.  Jenis terakhir ini bisa disebut sebagai fake urgent.

Tentunya ada juga urgent yang force majeur yang disebabkan oleh situasi yang tidak terduga.  Pada umumnya dia bersifat emergencyUrgent yang berakibat fatal tidak sekedar resiko finansial dan emosional tetapi sudah nyawa.  Pada umumnya kelompok aktivitas penting bila tidak dilakukan dengan baik akan mengarah pada emergency.  Bila kita tidak merawat kesehatan dengan baik, maka suatu saat kita bisa mengalami sakit berat yang berakibat fatal.

Real urgent bisa dikelola dengan efektif dengan mem-break down menjadi beberapa bagian pekerjaan dan dead line antara.  Lalu kita mempunyai berbagai upaya untuk short cut, delegasi, renegosiasi tenggat waktu dengan tujuan kembali mengatur arus pekerjaan yang ada agar terkendali dengan baik.

Tentunya tidak dapat dihindari tetap ada fluktuasi dari loading dan dead line yang membuat kadang kita menghadapi situasi stres.  Sepanjang itu terjadi sekali-sekali saja, tentu tidak masalah.  Permintaan proposal atau order pekerjaan yang mendadak.  Frequent and fluctuate urgent yang masalah.  Ketika urgency itu sudah datang dari sistem atau dari atasan yang unorganized.  Dia tidak saja mengacaukan pengaturan beban kerja kita, tetapi juga pengaturan urgency kita.  Dalam sitausi tersebut orang merasa berada dalam lingkungan yang tidak bisa dikendalikan dan itu yang menimbulkan perasaan tidak berdaya.

Tujuan kita sebetulnya mengubah dari DA dengan banyak aktivitas urgent ke banyak aktivitas penting.  Sebab bila kita telah berhasil melakukan itu, umumnya berarti bahwa kita sudah lebih fokus pada pencapaian tujuan hidup dan karir kita.  Atau dalam bahasa Covey adalah berpindah dari kuadran 1 ke kuadran 2.  Baca juga edisi 140.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *