Mengelola DA (2): Next Action, Konteks, Aspek Diri dan Pekerjaan

Comment

Blogs

Edisi 186, 5 Desember 2017

Memahami antara tingkat kepentingan dan kesegeraan merupakan tahap pertama yang akan membantu kita dalam memilih aktivitas yang tepat.  Disamping itu, ada berbagai dimensi lain dari aktivitas yang ada di dalam DA yang bisa kita lakukan untuk mempermudah memilih aktivitas mana yang bisa/sebaiknya kita lakukan saat ini:

Pertama.  Menuliskan next action.  Menuliskan next action dari suatu aktivitas adalah salah satu anjuran utama dari sistem Get Things Done, dari David Allen.  Next action akan memperbesar kemungkinan kita melakukan aktivitas tersebut.  Pada saat kita dalam pressure kerja, tentunya melihat next action akan memudahkan kita untuk segera melakukan aktivitas tertentu.

Bandingkan antara menuliskan ‘Proyek A’ atau ‘Menyiapkan undangan rapat brainstorming Proyek A’.  Atau ‘Bengkel’ dengan ‘menelepon Rudi untuk menanyakan rekomendasi bengkel’.

Namun, walau next action akan meningkatkan kemungkinan kita melakukan suatu aktivitas, tetapi next action bisa juga mengurangi kemungkinan kita untuk memikirkan alternatif lain yang kita mau lakukan dalam kaitan dengan hal tersebut:  apakah sebaiknya memulai brainstorming atau mencek prioritas kita dulu sebelum memulai sebuah proyek.  Apakah sebaiknya menelepon Rudi atau memastikan ke bengkel sebelumnya mungkin garansi spare part tersebut masih berlaku?

Kedua.  Mengelompokan ke dalam konteks.  Tidak semua aktivitas bisa dilakukan dimanapun dan dalam kondisi apapun.  Kadang kala mengelompokan aktivitas berdasarkan konteks akan mengoptimalkan produktivitas kita pada suatu saat tertentu.  Beberapa pengelompokan konteks yang bisa dilakukan, diantaranya: hal yang perlu di beli di mini market, daftar orang yang perlu ditelepon.  Atau, aktivitas yang ingin dilakukan saat menunggu: browsing mengenai x, membaca buku Y, dan seterusnya.

Ketiga.  Aspek Diri.  Faktor lain yang bisa digunakan di dalam pengelompokan aktivitas adalah Aspek diri dalam kaitan dengan pekerjaan kita, misalnya tingkat enerji.  Pada umumnya, kita dapat memonitor tingkat enerji kita pada suatu saat tertentu, sehingga kita dapat memilih aktivitas yang sesuai dengan tingkat enerji kita.  Ada juga konsep ritme circadian yang mengatakan bahwa setiap orang mempunyai pola pergerakan enerji tertentu setiap harinya.  Kita perlu menyesuaikan pola aktivitas kita dengan hal tersebut.

Keempat.  Aspek Pekerjaan.  Aspek pekerjaan sebetulnya terkait erat dengan aspek diri kita.  Aspek pekerjaan mengacu pada ciri dari aktivitas tertentu sehingga membutuhkan requirement tertentu untuk dapat mengerjakannya dengan baik.  Ada pekerjaan yang berat sehingga perlu dikerjakan ketika kita dalam kondisi fresh.  Ada yang pekerjaan administratif sehingga bisa dikerjakan pada sore hari ketika kita sudah lelah.  Ada juga pekerjaan yang memerlukan kreativitas yang memerlukan keterlibatan yang tinggi untuk bisa mendapatkan hasil yang optimal.  Sulit untuk mendapatkan hasil optimal dalam jenis pekerjaan ini bila kita bekerja dalam situasi yang bising dan dengan kondisi enerji yang rendah.  Yang terjadi adalah kita mengerjakan seadanya dan hasilnya tidak memuaskan.  Ketika kita mulai tidak sabaran mengerjakan jenis pekerjaan ini, maka sebaiknya kita menundanya untuk mendapatkan waktu yang lebih tepat.

Kadang kita juga sulit menyelesaikan tugas tertentu bila tugas tersebut mempunyai emotional loaded yang tinggi: ‘saya pernah mengerjakan tugas seperti ini dan gagal, tugas ini harusnya dikerjakan oleh kolega yang saya tidak sukai itu, tetapi dialihkan ke saya oleh atasan saya’.  Menyadari dengan jelas hambatan dari setiap aktivitas kita akan membantu kita untuk menyadarinya dan mengelola diri dengan baik sebelum mengerjakannya.

Pemahaman kita mengenai berbagai variabel di atas akan mengoptimalkan kita dalam memilih aktivitas mana yang mau kita lakukan saat ini.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *