Mengelola email dari hilir ke hulu

Blogs

Edisi 38, Jumat, 8 Januari 2016

Dalam edisi kali ini, kita akan melanjutkan diskusi mengenai pengelolaan email yang efektif.

Prinsip pertama adalah batching.  Batching berarti menyediakan waktu tertentu untuk membaca email.  Proses membaca pertama-tama bisa dimulai dengan scanning membaca keseluruhan email dengan cepat.  Bila dari scanning membaca email tersebut, ada email yang bisa di-respond dalam kurang dari 5 menit, maka sebaiknya kita jawab dengan segera agar tidak menghambat proses kerja yang lain.

Email yang lain bisa Anda letakan di folder pending item, bila tidak membutuhkan respond segera dan di folder need for action bila memerlukan respond segera tetapi membutuhkan lebih dari 5 menit untuk mengerjakannya.  Sisanya bisa Anda letakan di folder sementara, sehingga Anda segera mencapai inbox zero.

Bila Anda mendapatkan waktu scanning yang lebih longgar, sebaiknya tidak di pagi hari agar Anda bisa menggunakan pagi hari Anda untuk pekerjaan yang lebih penting, Anda bisa mulai dengan membaca folder need for action dan me-reply-nya sesuai dengan prioritasnya.

Hindari me-reply dengan panjang lebar karena umumnya rekan kerja Anda juga hanya bisa membaca dengan singkat.  Email yang panjang akan menyulitkan Anda untuk menyampaikan pesan utama yang ada di dalamnya.   Segera temukan step yang paling awal yang perlu dilakukan, bisa me-reply dengan meminta informasi tertentu atau memperbaiki format laporan atau menanyakan pada pihak lain terlebih dahulu, dan seterusnya.

Setelah folder need for action selesai diproses maka Anda pindah ke folder pending item untuk memastikan urgency-nya, setelah itu menyiapkan pengingat untuk memprosesnya di waktu tertentu di kemudian hari.  Tahap berikutnya adalah membersihkan folder sementara Anda yang umumnya berisi informasi saja, lalu meletakannya pada referensi bila informasi tersebut dibutuhkan di kemudian hari, bila tidak, delete saja.  Ada juga yang menyarankan untuk semuanya dipindahkan saja ke folder informasi tanpa di-delete, dan kita tinggal menggunakan tool search untuk mencarinya di kemudian hari.

Begitulah mengelola email di hilir.  Lalu kalau mengelola email di hulu?

Mengelola email dari hulu mengandung pemahaman bahwa masuknya email adalah efek dari sebuah proses interaksi kita dengan orang lain, para pemegang kepentingan (stake holder) kita.  Dia bisa berisi respond orang lain terhadap permintaan kita ataupun permintaan bantuan dari orang lain.

Memahami proses di hulu berarti memahami apa yang menyebabkan begitu banyak email masuk.  Demand atau kebutuhan apa yang menjadi pendorongnya.  Biasanya pengelolaan di hulu terkait 2 hal, bagaimana kita mengelola relasi dan dan seberapa baik sistem dikembangkan.  Mengelola relasi terkait denga memberdayakan, mengelola batas-batas yang Anda inginkan dengan stake holder Anda, sehingga pola ber- email yang ada bisa lebih efektif.  Pembenahan sistem biasanya terkait dengan desentralisasi informasi dan keputusan.

Satu lagi sumber masalah banyaknya email adalah diri Anda sendiri.  Bila Anda terlalu sering mengirim email yang tidak perlu, maka bisa jadi orang merasa perlu me-reply nya hanya karena Anda lebih senior atau karena ingin bersopan-santun dengan rekan kerja.

Dengan demikian bila kita ingin meningkatkan produktivitas karyawan maka ketrampilan pengelolaan email menjadi salah satu kuncinya, selain adanya rules ber-email yang dibudayakan di dalam organisasi yang akan kita bahas berikut ini.

G. Suardhika

Trainer dari Training Modern Time Management Jakarta

Berminat untuk mengikuti pelatihan mengenai pengelolaan email, silakan klik informasi di sini.