Model MPD 3: Executing: Seni Mengelola Hari

Comment

Blogs

Edisi 206, 10 April 2018

Executing adalah seni mengelola aktivitas sehari-hari.  Daftar aktivitas dan jadwal yang rapi tentunya merupakan syarat penting bagi sebuah hari yang baik.  Namun, yang juga tidak kalah pentingnya adalah bagaimana kita menyiapkan kotak konteks kita (seperti diagram yang digambarkan di edisi sebelumnya).  Bagaimana kita mengelola relasi agar stake holder kita terberdayakan dan interupsi kita minimal.  Bagaimana kita mempersiapkan sistem agar berjalan dengan baik, efektif dan efisien.  Bagaimana kita mengatur tempat kerja kita agar kita merasa nyaman.  Serta bagaimana kita menata diri kita agar memudahkan kita untuk fokus dan memiliki enerji yang baik sepanjang hari.

Bila perencanaan dan kotak konteks telah rapi di dalam disain hari kita, maka masuklah kita pada sebuah seni menjalani hari.  Yaitu antara mengeksekusi apa yang sudah kita rencanakan dan me-respond apa yang datang pada kita dengan optimal.

Kaku dalam menjaga prioritas kita di satu sisi, tetapi fleksible dalam me-respond apa yang masuk di sisi lain adalah seni dari menjalani hari, seni dari Executing.  Kejadian bisa datang dalam bentuk apapun, apakah kita melihat hal tersebut sebagai interupsi atau opportunity adalah sebuah seni tersendiri.

Ibarat pemain teater ataupun musikus yang sudah berlatih sedemikian lama, ketika ada di pentas ia tetap perlu mengevaluasi kondisi dirinya, mood-nya, kondisi pemain lain dan kondisi penonton sedemikian rupa sehingga apa yang ditampilkan saat itu adalah yang optimal.  Performance nya bisa berbeda dibandingkan pertunjukan sebelumnya, walaupun sebetulnya ia sedang menjalankan dialog ataupun memainkan lagu yang sama.

Menikmati proses di satu sisi dan puas terhadap hari yang sudah dijalani di sisi lain adalah indikator dari menjalani hari dengan baik.  Melakukan prioritas kita dengan pacing yang baik.  Tentunya sulit untuk kita berhasil setiap harinya, tetapi optimasi kita dari hari ke hari akan menunjukan seberapa baiknya kita sebagai ‘aktor’ dalam hidup kita.

Anda sedang melakukan rapat penting, lalu telepon berdering dari rumah menyatakan anak Anda perlu dibawa ke rumah sakit.  Apa pilihan respond Anda?  Anda tengah asyik dengan pekerjaan Anda dan kreativitas Anda tengah sampai di puncaknya, lalu ada staf Anda yang datang sambil menangis mengadukan masalahnya.  Apa tindakan Anda?  Anda punya prioritas untuk pergi bersama keluarga, tetapi ternyata ada permasalahan dalam persiapan sebuah acara penting Perusahaan, apa yang Anda lakukan?  Bagaimana kita menanggapi berbagai hal di atas merupakan proses yang dalam MPD disebut Responding dan akan dibahas pada kesempatan yang lain.

Dalam tahap eksekusi, kita berbicara mengenai kemampuan taktis kita menghadapi berbagai situasi yang ada.  Kata kuncinya ada di ‘taktis’, yang berlawanan dengan ‘strategis’.  Mengarahkan kapal ke tujuan adalah aspek strategis.  Menghindari badai adalah aspek taktis.  Anda melakukan proses Directing adalah aktivitas strategis yang kemudian diprioritaskan dalam tahap Perencanaan.  Tetapi menjalankan hari adalah persoalan taktis.  Pada saat itu tekanan urgency mewujud dalam aktivitas Anda.

Salah satu hal penting yang perlu kita jaga dalam eksekusi adalah memastikan sense of direction dan sense of control kita bisa berjalan dengan baik.  Sense of direction menunjukan alignment antara purpose dan aktivitas.  Sense of control merupakan hasil dari penguasaan kita akan daftar pending item kita.

Kebanyakan aktivitas kita sehari-hari dibentuk dari berbagai kebiasaan.  Karenanya faktor penting lain dalam executing adalah membangun berbagai kebiasaan yang terkait dengan produktivitas diri kita sehari-hari.

Ini bisa berupa kebiasaan dalam memulai hari, kebiasaan melakukan prioritas, kebiasaan kita untuk fokus dan mengelola emosi, dan lain-lain.  Termasuk kebiasaan dalam me-respond berbagai stimulus dan permintaan yang ada.  Salah satu kebiasaan penting juga adalah kebiasaan untuk melakukan proses fine tuning ketika apa yang kita rencanakan berbenturan dengan berbagai tuntutan yang ada dari lingkungan.

Dalam aktivitas kita sehari-hari kita juga perlu aware dan mengendalikan level stres kita, mengetahui pada saat dia muncul dan apa sumbernya, mengembangkan kemampuan untuk mengendalikan diri sehingga tekanan yang ada tidak sampai membuat rusaknya produktivitas kita sehari-hari.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *