Optimasi Penjadwalan

Blogs

Edisi 130, Selasa 24 Januari 2017

Kita telah mendiskusikan bahwa pembuatan jadwal kegiatan dimaksudkan untuk meningkatkan produktivitas kerja seseorang.  Pembuatan jadwal saja tentunya tidak menjamin hal tersebut.  Paling tidak ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan untuk dapat mengoptimalkan proses pembuatan jadwal.

Pertama adalah kejelasan prioritas.  Penjadwalan pada dasarnya adalah meletakan waktu ke dalam prioritas yang kita susun.  Kejernihan dalam membuat prioritas diperoleh dengan pemahaman akan apa yang kita ingin capai dalam hidup kita dan dalam karir kita.  Tanpa kejernihan prioritas maka penjadwalan tidak akan mengoptimalkan produktivitas, bahkan bisa jadi malah sebaliknya.  Karena penjadwalan adalah sarana efisiensi.  Sedangkan efektivitas bersumber dari prioritas.

Kedua adalah matching antara ketatnya jadwal dengan style kita dan pekerjaan kita.  Ibarat mempercepat kendaraan, sopir perlu tahu apakah dia cukup aware dan cekatan dan apakah faktor kecepatan itu bagian penting dari kinerja kerjanya.  Tanpa matching ini, penjadwalan yang terlalu ketat hanya akan menimbulkan frustasi saja.

Ketiga adanya alasan yang tepat untuk memilih intervensi penjadwalan sebagai sarana improvement.  Beban kerja yang meningkat, prioritas yang kadang off track dan dead line yang terlewati.  Penjadwalan yang lebih ketat tidak tepat bila masalah pada seseorang adalah kecenderungan perfectionist.  Seorang perfectionist bila diberikan jadwal yang ketat akan cenderung memperkuat perfectionist-nya.  Perfectionist adalah kecenderungan untuk melakukan overwork pada pekerjaan yang tidak penting.

Seorang perfectionist memang akan cenderung menunda pekerjaan bila ia merasa tidak bisa menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan perfect.  Memaksakan dia untuk mengerjakan hal tersebut dengan jadwal yang lebih ketat bisa jadi menambah kecemasan saja.

Faktor keempat yang bisa membuat proses penjadwalan berlangsung dengan baik adalah bila seseorang bekerja dalam lingkungan yang relatif ‘stabil’.  Bila sumber dari kacaunya prioritas dan jadwal kerja seseorang adalah Bos nya, maka penjadwalan tidak akan membantu dia lebih optimal.  Bila ia sulit untuk menggunakan otoritasnya untuk mengendalikan interupsi maka tidak ada program penjadwalan yang tepat untuknya.

Penjadwalan sendiri, idealnya, dilakukan dalam pacing yang nyaman buat kita.  Kita bisa bergerak dari sekedar prioritas pekerjaan.  Lalu membagi jadwal dalam 1 hari hanya dalam 3 bagian.  Sampai membuat jadwal dalam satuan setengah jam.  Bagian terpenting dari penjadwalan adalah konsistensi.  Karenanya percuma mencoba memperbaiki jadwal bila kita tidak konsisten menerapkan hal tersebut paling tidak 1 sampai 2 bulan.

Kalaupun kita kemudian gagal mempertahankannya, kita berharap paling tidak ada ‘habit residue’ yang bisa membantu kita aware bila kita terlalu ‘off track’ di kemudian hari.

Yang tengah saya bahas dalam penjadwalan di sini adalah penjadwalan prioritas kegiatan.  Ia sebagiknya dilakukan setelah kita memasukan appointment dan break down pekerjaan dengan dead line yang sudah dekat ke dalam alokasi waktu kita.  Bahkan Fiore menambahkan bahwa sebaiknya kita melakukan unscheduling dulu.  Apa itu Unscheduling?  Inilah yang akan kita bahas di artikel berikutnya.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta