Penjadwalan dan Sense of Control

Blogs

Edisi 139, Selasa 14 Maret 2017

Proses penjadwalan yang efektif idealnya memberikan sense of control.  Ibarat seseorang yang sudah merasa yakin dengan peta perjalanan yang ada di tangannya.  Ia tahu tidak ada janji yang terlewat.  Tidak ada pekerjaan yang mendekati dead line yang tidak dipersiapkan dengan baik.  Tidak ada aktivitas yang tengah dan akan dikerjakan yang meleset jauh dari prioritas.

Faktor penting lainnya dari pembuatan jadwal dan daftar tugas yang jernih dan akurat justru kita rasakan ketika kita bisa beristirahat atau melakukan aktivitas non prioritas dengan tenang.  Kita bisa engage dalam setiap aktivitas kita.  Ketika mengerjakan A, kita tidak teringat B.  Ketika tengah santai dengan teman, kita tidak khawatir dengan dead line pekerjaan kita.  Kita bisa terlibat dan menikmati setiap aktivitas kita dengan optimal.

Memang terdapat ambang toleransi yang berbeda antara satu orang dengan lainnya.  Ada yang over worried, sehingga ia perlu memastikan bahwa semua aktivitas dengan dead line yang ketat sudah dikelola dengan baik sebelum ia bisa bersantai.  Ada yang lebih bisa menenggang ketidakpastian dan menikmati istirahatnya walaupun ia tahu banyak pekerjaan yang masih harus dilakukannya.

Setiap kita perlu menemukan area nyaman kita yang membuat kita dapat berfungsi dengan optimal, bekerja dan beristirahat dengan efektif.  Bila kita termasuk yang over worried kita perlu bisa mengendalikan kecemasan kita.  Sebaliknya, bila kita termasuk yang terlalu cuek, kita bisa lebih serius dengan dead line kita sehingga tidak merugikan rekan kerja ataupun teman dan keluarga.

Sementara itu, over worried bisa juga membuat kita obses dengan jadwal kita.  Membuat jadwal terlalu detail dan demanding, kemudian merasa frustasi karena gagal mengikutinya.  Dan menjalani-harinya bukan menggunakan jadwalnya sebagai kompas-nya, tetapi malah diperalat oleh jadwal yang dibuatnya sendiri.

Kegagalan mencocokan antara demand pekerjaan yang ada, pacing kita dan tingkat sense of control yang kita butuhkan akan membuat kita terus-menerus berada di dalam stres.  Inilah yang disebut sebagai kondisi overwhelmed (baca juga: Mencapai level Master dalam Produktivitas Diri).

Kondisi overwhelmed membuat kita berlari dari satu dead line ke dead line lainnya dan tidak memberi kesempatan pada kita untuk bertindak dengan lebih strategis.  Kita gagal membedakan antara penting dan genting.  Dan menghabiskan banyak waktu kita pada aktivitas genting yang mempunyai added value yang rendah.  Tentang penting dan genting, kita akan bahas di tulisan berikut.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta