Penjadwalan

Blogs

Edisi 127, Selasa 3 Januari 2017

Proses Manajemen Waktu, bisa dipilah sebagai proses perencanaan dan pelaksanaan.  Perencanaan diwujudkan dengan penentuan prioritas dan pembuatan jadwal yang lebih baik.  Pelaksanaan terkait konsistensi dan fleksibilitas dalam melaksanakan jadwal tersebut.

Penjadwalan pada dasarnya adalah sebuah proses mengalokasikan aktivitas ke dalam jam tertentu.  Setiap orang mempunyai tingkat keketatan tertentu yang bisa membuat ia merasa nyaman.  Ada orang yang ingin fleksibilitas tinggi sehingga hanya mempunyai jadwal hari dengan prioritas dan klasifikasi kegiatan saja.  Misalnya, pagi hari diisi prioritas 1 sampai 5, sampai jam 11.  Ada juga yang nyaman dengan tingkat keketatan yang tinggi, sehingga jadwalnya dibuat sampai ke satuan 15 menit.

Tentunya setiap pilihan ada plus dan minusnya sendiri, tergantung style seseorang, jenis pekerjaan dan lingkungan kerja yang dia hadapi.  Orang dengan kemampuan disiplin tinggi akan tidak mengalami kesulitan melaksanakan jadwal yang ia rencanakan.  Namun ia perlu hati-hati untuk tidak membawa kedisiplinan itu menjadi ke-tidak fleksible-an sehingga akhirnya menyebabkan ia gagal me-respond perubahan prioritas yang ada.

Perubahan prioritas bisa bersumber dari lingkungan, karena ada force majeur, atau permintaan Atasan, ataupun kebutuhan/permintaan mendadak dari stake holder utama kita.  Bisa juga bersumber dari internal, ketika kita lebih memahami keterkaitan antara satu aktivitas dengan life purpose atau goal pekerjaan kita.

Pada dasarnya pekerjaan/profesi yang memerlukan kedalaman dalam berkreasi, quality oriented, akan cenderung menggunakan work limit.  Sedangkan pekerjaan/profesi yang memerlukan kecepatan dan berorientasi kuantitas, akan cenderung menggunakan time limit dalam kerjanya.

Penjadwalan tentunya tidak hanya berorientasi pada prioritas, tetapi juga pada fluktuasi dan ketersediaan enerji dan keseimbangan antara work-play-rest.  Ketika kita memahami pola enerji kita setiap hari kita akan lebih dapat mengoptimalkan penjadwalan kita.  Pengelolaan enerji bisa dibaca lebih jauh pada kedua buku Schwartz, The Power of Full Engagement dan Be Exellent at Anything.

Penjadwalan yang optimal, idealnya tidak hanya berhasil mencapai hari yang optimal, tetapi juga hari yang menyenangkan.  Sehingga kita cukup puas dengan apa yang kita capai pada hari itu dan kita dapat menikmati aktivitas kita.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta