STOP

Blogs

Edisi 03, Selasa 8 September 2015

Baru saja sampai di kantor, Bos sudah memanggil ke ruangan, menanyakan pekerjaan yang dia berikan minggu lalu dan menambah pekerjaan lagi.  Kemudian, ketika sampai di meja kita, sudah ada beberapa dokumen yang perlu kita lihat.  Ratusan e mail, langsung mengantri memasuki inbox kita ketika kita menyalakan komputer.  Overload!!.  Itulah situasi yang kita hadapi, dan biasanya yang pertama terbayang di benak kita, adalah berteriak STOP, menghentikan semua tambahan pekerjaan tersebut.  Saya ingin duduk tenang, mengatur nafas dengan baik, dan mengatur kembali jadwal saya.  Seandainya…..

Kebanyakan kita, dalam situasi tersebut akan melarikan diri sehingga kita tidak tahu lagi berapa banyak pending item yang kita ‘coba lupakan’, sampai akhirnya ada yang berteriak mengingatkan kita, entah itu atasan kita, bawahan kita, atau mesin yang rusak, atau mobil yang mogok, atau atap rumah yang ambrol atau bahkan anak kita yang belum dibelikan mainan padahal ulang tahunnya sudah lewat 3 bulan.

Misalnya, kita diberikan kemampuan super untuk bisa menghentikan dulu segala hal yang masuk dan menata ulang jadwal aktivitas kita dengan memasukan semua pending item kita, maka bisa jadi seluruh pending item tersebut mengisi hari kita 1 atau 2 minggu ke depan.  Mencoba menyelesaikan pekerjaan 1 minggu dalam 2 hari?  Terang saja gagal.

Memang sebuah perspektif yang salah bila kita beranggapan bahwa kita bisa melakukan semua hal yang perlu kita kerjakan.  Dan pendekatan penjadwalan adalah sebuah pendekatan event yang tidak akan cukup untuk menyelesaikan permasalahan manajemen waktu kita, karena sebetulnya permasalahan kita bukan hanya di banyaknya beban kerja kita, tetapi juga pada ketidakmampuan kita mengelola proses kerja kita.

Selama proses input kita masih sebanyak itu dan kemampuan kita masih serendah itu untuk meng-handle input yang ada, maka kita akan selalu menghadapi masalah yang sama terus-menerus.  Bayangkan sebuah saluran pipa yang mempunyai lingkaran pipa yang besar di inputnya lalu semakin lama semakin mengecil.  Sampai kapanpun, ujung pipa yang kecil itu tidak akan mampu menahan tekanan yang besar dari input-nya.  Apalagi bila yang terjadi hanya memperbesar input tanpa memperbesar pipa di prosesnya.

Karena itu-lah pendekatan produktivitas diri melihat kerja sebagai sebuah proses.  Memahami proses yang ada dan mencari cara untuk bisa mengelola proses di hulu, bukan saja di hilir.  Di sumber utama terjadinya demand terhadap waktu kita, bukan sekedar di pengelolaan aktivitas sehari-hari.  Ini berarti mengelola semua hal yang bisa mempengaruhi demand waktu kita, termasuk sistem dan relasi kita.

G. Suardhika

Trainer dari Training Modern Time Management Jakarta