Setelah sebelumnya kita membahas multi perspektif prokrastinasi secara horisontal: sebagai sebuah mekanisme coping, impulsivitiy/giving in to feel good dan kegagalan mencapai tujuan.  Maka dalam tulisan berikut kita membahas mengenai perspektif vertikal prokrastinasi, yang bergerak dari mikro ke makro, mulai dari analisis satu aktivitas, beberapa aktivitas dan analisis hidup.

MPD mendefinisikan prokrastinasi sebagai ‘penundaan negatif’, karena ia terkait dengan menunda satu aktivitas penting dengan mengabaikan konsekuensi yang ditimbulkan dari penundaan tersebut.  Dengan definisi tersebut, tidak heran bila pembahasan dan analisis prokrastinasi umumnya terkait dengan mengapa seseorang menunda, apa yang menyebabkannya, pola kecenderungan penundaan aktivitas, membedakannya dengan delay, menentukan delay yang optimal, mempertajam apa yang disebut prokrastinasi, menganalisis dari segi timing, dan seterusnya.  Bisa jadi ini mengasyikan pada level analisis, tetapi sebetulnya mempunyai nilai praktis yang minimal karena terlalu mikro-nya perspektif yang diambil. 

Perspektif yang kedua adalah melihatnya dari perbandingan prioritas.  Pada level ini kita tidak melakukan analisis satu aktivitas tetapi beberapa aktivitas pada suatu saat.  Pada saat inilah konsep Prioritas yang lebih tepat digunakan karena ketika kita memprioritaskan satu aktivitas dari lainnya, maka aktivitas non prioritas akan di-prokrastinasi.

Dalam perspektif ini, kita tidak memusingkan penundaan satu aktivitas sepanjang ada aktivitas penting lain yang dilakukan.  Dan sepanjang secara keseluruhan kita konsisten dengan pilihan aktivitas yang kita ambil untuk mencapai satu tujuan penting tertentu. 

Prioritas tidak selalu berarti pendekatan rasional dalam menentukan aktivitas mana yang lebih penting.  Kadang kita perlu mengabaikan berbagai prioritas tersebut karena berbagai alasan berikut:

• Lelah: sehingga memilih aktivitas yang ringan dulu atau beristirahat
• Bosan: sehingga memilih aktivitas menyenangkan dulu
• ‘Self compassion’: kita menghargai dan menyayangi diri kita karena itu pada saat-saat tertentu mengikuti dorongan kesenangan sesaat kita, yang tidak merusak diri dan membahayakan kepentingan kita.

Ketika pengabaian prioritas ini terjadi, apakah kita melakukan prokrastinasi?  Dalam konteks adanya aktivitas penting lain, bisa jadi iya.  Namun, menyalahkan diri sendiri, kecewa terhadap diri sendiri, lalu berusaha untuk meminimalkan prokrastinasi, kadang tidak bermanfaat atau malah counter productive ketika kita melihat dengan perspektif yang lebih luas.

Dari perspektif vertikal, dari kacamata yang lebih tinggi, kita bisa menemukan bahwa secara keseluruhan, kita masih cukup baik dalam mengelola prioritas harian dan hidup kita.  Manusia bukan robot, dan self compassion dibutuhan untuk membuat kita konsisten mencapai berbagai hal yang bermakna dalam jangka panjang. Disinilah pemahaman yang jernih akan prioritas aktivitas dan prioritas pencapaian tujuan dalam perspektif hidup yang lebih makro, menjadi jauh lebih penting daripada melakukan analisis, overdo, overthinking ketika kita melakukan prokrastinasi dari satu aktivitas tertentu.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Ketidakjelasan tentunya tidak mengenakan.  Ada orang dengan level toleransi yang rendah terhadap ketidakjelasan sehingga ia selalu berupaya menghindarinya dan ingin melakukan sesuatu yang lebih pasti dengan resiko yang kecil. 

Bayangkan ketika kita mendengar proyek A, lalu kita tidak mempunyai bayangan tentang bagaimana mengerjakannya dan mendengar dari kolega bahwa proyek itu cukup sulit dan memerlukan koordinasi yang cukup merepotkan.  Dengan informasi tersebut maka yang terbayangkan ketika kita ingin memulainya adalah ‘beratnya proyek tersebut’.  Tidak heran bila kemudian competing activities-nya, aktivitas menyenangkan yang ada di depan mata menjadi lebih menarik: menonton dulu atau menelepon seseorang, dan seterusnya.  Bahkan aktivitas yang biasanya tidak disukai menjadi menarik: merapikan meja kantor, membersihkan rumah, dan seterusnya.

Prokrastinasi dalam perspektif kegagalan mencapai tujuan salah satunya disebabkan oleh rendahnya toleransi kita dengan ketidakjelasan dan tekanan deadline.  Karenanya penting untuk mem-break down projek dan aktivitas sehingga kita meningkatkan self efficacy, keyakinan bahwa kita dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik.

Dengan memecah tujuan dan aktivitas setiap kali kita merencanakan hari kita, kita mempunyai bayangan lebih kongkrit mengenai aktivitas yang perlu dilakukan hari ini terkait proyek tersebut.  Misalnya kita membayangkan dalam hal Proyek A, kita hari ini perlu bertemu dengan pimpina proyek sebelumnya untuk mendapatkan gambaran lebih jelas mengenai proyek tersebut dan potensi masalah yang ada.  Sehingga ketika kita melihat agenda hari, bukan proyek A yang muncul, tetapi rapat dengan B, pimpinan proyek sebelumnya.  Lebih jauh lagi, ketika memecah aktivitas, kita bisa mencoba melihatnya sebagai sesuatu yang menarik dan menantang.  Emosi positif kita kaitkan denga proyek tersebut bukan yang negatif.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Bila kita melihat rangkaian aktivitas sebagai upaya mencapai tujuan tertentu, maka prorkastinasi bisa berakibat pada kegagalan mencapai tujuan.  Ketika kita terus menunda melakukan apa yang ingin dicapai, maka akhirnya kita gagal dalam mencapai tujuan.  Untuk memahami hal ini, kita bisa melihatnya dari pull (purpose) & push factor (motivasi intrinsik).

Faktor pendorong dalam seseorang melakukan aktivitas, terkait dengan seberapa kita tertarik mengerjakan hal tersebut.  Dengan kata lain, apakah hal penting tersebut sudah cukup menyenangkan sehingga kita lebih mudah mengarahkan prioritas kita pada hal tersebut.  Ini terkait dengan Motivasi Intrinsik.

Bayangkan seorang penulis novel yang begitu asyiknya (mengalami flow) dalam mengerjakan novelnya, sehingga ia bisa lupa waktu ketika mengerjakannya.  Hal ini bisa terjadi pada berbagai aktivitas, tidak hanya aktivitas kreatif, bahkan bisa pada aktivitas administratif (asyik merapikan filing), ataupun manajerial: manajer yang asyik mempersiapkan presentasi atau membuat laporan atau menyelesaikan masalah yang tengah dihadapi organisasi.

Faktor pendorong ini akan menghasilkan efek yang lebih besar bila disertai oleh faktor penarik, yaitu seberapa jauh aktivitas tersebut align dengan apa yang ingin dicapai di dalam karir dan hidup.  Bila kedua ini terpenuhi maka proses mencapai tujuan relatif akan lebih mudah.

Faktor lain yang dapat memperbesar peluang tercapainya tujuan adalah kejelasan tujuan dan seberapa menantang tujuan tersebut (dalam arti stretching: tidak merupakan target yang terlalu rendah dan tidak terlalu tinggi).  Semakin jernih dan menantang tujuan yang ingin dicapai akan lebih memperbesar peluang kita untuk mencapainya dan mengurangi terjadinya prokrastinasi. 

Disini dibutuhkan kemampuan untuk mem-break down tujuan, bila tujuan tersebut terlalu besar, lalu mengelolanya dalam berbagai tahap sehingga tampak jelas apa yang menjadi target dan menarik untuk dikejar dalam batas waktu yang ada.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Salah satu penyebab prokrastinasi yang juga sering disebut para ahli dipengaruhi oleh kecenderungan impulsif seseorang.  Seseorang disebut impulsif bila ia mudah dipengaruhi oleh lingkungan, terkesan plin-plan, cepat berubah dan mengikuti dorongan emosi sesaat.

Hampir-hampir ia menjalani hari tanpa komitmen yang jelas.  Ia membiarkan harinya relatif kosong dan kemudian mengikuti mood yang muncul.  Tidak heran bila orang tersebut tidak menyelesaikan aktivitas pentingnya dan melakukan tindakan tanpa berpikir panjang. 

Impulsivity memang mirip dengan giving in to feel good.  Menyerah pada dorongan emosi sesaat.  Apa yang menyebabkan seseorang menjadi impulsif?

Pertama-tama tentunya tidak jelasnya tujuan dari hidup atau karirnya.  Ia belum mempunyai hal penting yang ingin dicapai dalam hidupnya, yang bermakna bagi dirinya, yang membuatnya bisa menjaga jarak dari dorongan emosi sesaat. 

Tujuan hidup bisa diibaratkan sebagai jangkar yang menahan kapal dari berbagai ombak dan arus yang menimpanya.  Tanpa jangkar yang kuat, kapal akan mudah terbawa ombak.

Emosi positif yang muncul dari sebuah aktivitas penting sebetulnya lebih dalam dan bervariasi dari emosi positif dari aktivitas ‘pasif’.  Emosi tersebut muncul dari mulai merencanakan sesuatu, merasakan perkembangannya, merasakan tantangan, proses belajar, kepuasan berkarya dan seterusnya.  Sementara emosi dari aktivitas pasif hanya muncul dari menikmati (pleasure/joy) dari makan, menonton, berbelanja dan seterusnya.

Isuenya kemudian pada seberapa jauh kita sudah melatih diri untuk menjalani dan menikmati variasi emosi yang muncul dari aktivitas produktif.  Tanpa proses meningkatkan kemampuan dan melatih emosi maka yang terjadi, semakin lama kita semakin tidak percaya diri dalam menghadapi berbagai tantangan yang ada dalam hidup.  Sehingga kita semakin menghindari tantangan dan hanya melihat hidup sebagai rangkaian satu kesenangan ke kesenangan sesaat lainnya saja.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Ada berbagai alasan yang bisa kita berikan ketika kita memilih untuk membela aktivitas kurang penting.  Berbagai alasan tersebut menimbulkan bias forecasting, kecenderungan kita untuk memberikan nilai lebih besar pada hal yang ada saat ini dan men-discount apa yang bisa kita raih di masa depan.

Alasan pertama adalah karena masih lamanya deadline dari pekerjaan tersebut yang menyebabkan adanya kemungkinan terjadi perubahan prioritas di masa depan.

Alasan lain adalah kita merasa bahwa esok kita akan mempunyai enerji dan waktu yang lebih banyak untuk bisa mengerjakan hal tersebut dengan lebih baik.  Waktu saya saat ini terlalu mepet, esok rasanya lebih luang.  Saya sekarang sangat lelah, nanti saja pada akhir pekan atau minggu depan. 

Alasan lain untuk tidak melakukan sesuatu atau memutuskan sesuatu adalah: karena apa yang perlu dikerjakan belum jelas atau kita masih menunggu informasi atau data atau bahkan arahan dan persetujuan atasan mengenai cara mengerjakan dan apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan terkait tugas tersebut.

Berbagai alasan tersebut-lah yang membuat kita tergoda untuk melakukan aktivitas menyenangkan saat ini.  Pertanyaannya kemudian tentu ini: bagaimana kita memilah alasan yang benar dan tidak dan bagaimana kita menentukan timing prioritas yang tepat dalam melakukan hal tersebut.  Dalam arti, seberapa lama bisa menunda atau tidak.

Kesediaan untuk jujur secara penuh pada diri sendiri merupakan bekal utama untuk bisa mengelola berbagai alasan yang kita berikan pada diri kita sendiri.  Bisa jadi terkesan asing, bagaimana mungkin orang tidak jujur dengan diri sendiri?  Namun kenyataannya, seperti juga orang bisa tega dengan diri sendiri, maka orang juga bisa tidak jujur dengan diri sendiri karena ia ingin membela rasa berharganya (self worth), walaupun rasa berharga tersebut hanya ilusi semata.

Orang yang merasa dia baru bermakna kalau berhasil, atau ketika dia menjadi orang ‘baik’ atau kalau dia bisa melakukan sesuatu maka akan berusaha mencari berbagai alasan ketika tidak mencapai hal tersebut.  Permasalahannya semakin banyak alasan yang diberikan akan menimbulkan ‘blank spot’, yang menyebabkan ia semakin sulit untuk membedakan antara realitas atau tidak, antara reason & excuse.  Ketika itu terjadi, pengembangan diri akan sulit dilakukan.

Dengan menerima kesalahan dan kegagalan dan kemudian terus berusaha untuk memperbaiki diri maka seseorang bisa lebih memahami sisi kemanusiaannya dan akan lebih mampu membedakan kebenaran dari alasan prokrastinasi yang dikemukakan.  Ia tidak merasa perlu untuk membenarkan prokrastinasinya dengan berbagai alasan dan bisa membedakan kapan itu hal positif sebagai bentuk coping terhadap tekanan yang ada dan kapan itu sudah ‘tidak sehat’ menunjukan ketidakdisiplinan atau malah menunjukan bahwa bidang yang kita pilih bukan bidang yang tepat bagi kita.Bias forecasting juga terjadi dalam konteks kita hanya membela kesenangan sesaat tetapi tidak menghitung penyesalan, dimarahi Bos, mengecewakan orang lain, dan lain sebagainya yang muncul bila kita terus-menerus melakukan prokrastinasi.  Dengan kata lain, kita mengecilkan berbagai perasaan negatif yang muncul kemudian dan membela perasaan positif, rasa senang dan nyaman sesaat.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta

Semenarik-menariknya sebuah projek ataupun tugas ataupun aktivitas, pasti ada bagian atau saat dimana kita tidak begitu menikmatinya.  Seorang penyanyi bisa jadi senang menyanyi, tetapi tidak begitu nyaman di panggung ataupun ketika perlu memasarkan diri, mengurusi aspek keuangan dan administrasi dari profesinya tersebut.  Atau ketika ia sudah melakukan itu begitu rutinnya sehingga ia merasakan lebih sebagai pekerjaan. 

Baik sebagai satu tugas, ataupun dalam berbagai tugas yang kita hadapi di satu hari, pada saat bagian berat itu dihadapi, maka alternatif aktivitas lain akan selalu menggoda untuk dilakukan, dan kalau kita tidak cukup pintar mengelola rangkaian aktivitas kita maka kita akan jatuh pada ‘giving in to feel good’, menyerah karena memilih melakukan hal yang menyenangkan yang bukan prioritas kita, melakukan prokrastinasi.

Prokrastinasi bisa juga dilihat sebagai mengabaikan kepentingan masa depan dengan menunda aktivitas penting dan memilih aktivitas yang kurang penting untuk kesenangan sesaat.  Tanda itu bisa jelas dan disadari, bisa juga sekedar signal dan berusaha untuk diabaikan, emotional numbness, mengabaikan kekhawatiran yang kita rasakan ketika menunda pekerjaan penting dan tetap menjalankan aktivitas yang lain.

Disinilah pentingnya aware terhadap alternatif aktivitas yang digunakan sebagai alasan.  Prokrastinator, sadar atau tidak tidak, akan mencari aktivitas lain untuk dijadikan alasan untuk penundaannya:  soalnya meja saya berantakan, saya merasa lelah banget dan perlu beristirahat, saya jenuh dan kalau diteruskan hasilnya tidak baik karena itu saya refresh dengan main games, saya perlu cek email dulu, takut ada hal penting terlewat, dan seterusnya.

Prokrastinator memerlukan excuse untuk bisa menenangkan dia, karena sebetulnya di dalam dirinya juga ada alarm yang berbunyi ‘jangan ditunda nanti bahaya’.  Hampir tidak ada orang yang menunda pekerjaan penting dan memilih untuk bengong saja.  Alarm itu akan terlalu keras bunyinya bila itu yang dipilih, karenanya memilih tetap beraktivitas, seremeh apapun aktivitas tersebut umumnya dilakukan prokrastinator sebagai pelariannya.

Ada beberapa indikasi bahwa sebuah aktivitas tengah digunakan sebagai alasan untuk prokrastinasi:

• Dia tidak harus dikerjakan saat itu
• Dia sebelumnya tidak pernah menjadi prioritas
• Dia overdo, menjadi terlalu lama dan di lama-lama kan
• Dia bersifat sementara.  Artinya, kalau rasa bersalahnya sudah berkurang, maka ia akan segera meninggalkan aktivitas tersebut, walau belum selesai.

Penting untuk mengenali alarm tersebut dan menangkapnya pada saatnya.  Diperlukan awareness yang memadai untuk mendapatkannya pada saat moments of truth tersebut dan memberikan alasan pada diri kita untuk mencari titik temunya, berupaya win-win dengan diri kita.  Bisa berarti menunda dengan batas waktu tertentu atau memaksakan mengerjakannya tetapi untuk 15 menit dulu, misalnya.

‘Giving in to feel good’ adalah manusiawi, persoalannya seberapa banyak aktivitas kita yang memang ‘harus’ dan bukan ‘ingin’, kalau terlalu banyak ‘harus’ maka akan sulit bagi kita untuk bisa mengendalikan dorongan untuk melakukan prokrastinasi.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta