Edisi 135, Selasa 21 Pebruari 2017
MPD melihat penjadwalan tidak sebatas membuat jadwal yang ketat, yang merupakan pemahaman dari Time Management, tetapi lebih luas lagi dalam arti melakukan proses stretching terhadap perencanaan kita sehingga kita mempunyai hari yang lebih ter-struktur. Dalam dua tulisan sebelumnya kita sudah membahas ujung kiri, level 1 dan ujung kanan, level 5 dari gradasi. Dalam tulisan ini kita akan mulai membahas nuansa yang ada di antara level 2 sampai dengan 4. Kriteria apa saja yang akan menggerakan seseorang bergerak dari 1 ke 5.
Pertama. Pembuatan prioritas harian. Seseorang bisa jadi tidak ingin mengalokasikan aktivitasnya ke dalam jam tertentu, atau sekedar membagi jadwalnya menjadi pagi dan siang, namun bila ia telah mulai menentukan prioritasnya setiap hari, maka ia sudah mulai masuk dalam tahap penjadwalan. Di dalam dimensi ini, proses stretching-nya bergerak dari membuat prioritas ke mengalokasikan prioritas ataupun mekanisme munculnya prioritas secara lebih jelas.
Kedua. Mengalokasikan aktivitas ke dalam waktu. Dari mulai meletakannya dalam hitungan jam (di titik kiri) sampai dengan dalam hitungan menit (di titik kanan). Tidak hanya terkait aktivitas dengan orang lain (appointment, meeting, dll), tetapi juga terkait dengan aktivitasnya sendiri.
Ketiga. Jumlah aktivitas yang dia akan masukan di dalam jadwal setiap harinya. Semakin banyak aktivitas yang dijadwalkan semakin tinggi level nya.
Keempat. Fleksibilitas. Fleksibilitas terkait dengan jenis aktivitas yang dimasukannya. Semakin banyak aktivitas yang urgent (dengan dead line yang ketat) yang dimasukan, maka akan semakin kaku jadwal yang ada. Aktivitas terkait orang lain pada umumnya adalah termasuk aktivitas dengan jadwal yang ketat.
Kelima. Pacing. Jadwal yang banyak belum tentu menunjukan ketatnya aktivitas. Bila dalam setiap aktivitas dialokasikan waktu yang cukup untuk menyelesaikannya. Jadwal akan semakin ketat bila jadwal yang banyak disertai waktu yang ketat untuk setiap jadwalnya sehingga diperlukan pacing yang tinggi untuk bisa menyelesaikannya.
Keenam. Persentase unscheduling. Seberapa besar seseorang menyediakan waktu untuk menjadwalkan non aktivitas: kegiatan rutin (makan, perjalanan, dll), istirahat, dll.
Dengan keenam kriteria tersebut, Anda bisa mencoba meletakan posisi Anda diantara kelima level yang ada. Pertanyaan penting setelah Anda memperkirakan posisi Anda adalah: apakah Anda dapat menikmati posisi itu? Apa efek negatif yang ada? Apakah posisi itu sesuai dengan tuntutan pekerjaan Anda? Apakah Anda sudah merasa optimal dengan itu? Bila tidak, lalu apakah Anda perlu melakukan fine tuning dari posisi Anda?
G. Suardhika
Trainer dari training Modern Time Management Jakarta
