Edisi 335, 16 Maret 2021
Bentuk tugas yang cukup kompleks dan berlangsung dalam jangka waktu yang relatif panjang disebut sebagai projek. Di kantor, projek juga bisa mempunyai keanggotaan yang cross funtion dan tidak melibatkan anggota secara full time sehingga semakin menyulitkan pola koordinasi dan munculnya komitmen yang diperlukan.
Dengan berbagai karakteristik di atas, maka analisis penyebab procrastination dari suatu projek akan lebih beragam:
- Tanpa koordinasi yang baik, akan ada kecenderungan mengabaikan projek dengan alasan memprioritaskan job desc masing-masing. Belum lagi bila tidak ada concern dari ‘atasan langsung’ anggota projek.
- Awal pengerjaan proyek memerlukan pembagian tugas, pengaturan koordinasi, pemahaman lingkup projek untuk dapat diturunkan dalam time table yang akurat.
- Panjangnya projek membuat usaha untuk mempertahankan enerji secara konsisten sepanjang proyek, cukup sulit dilakukan. Sebagian besar proyek akhirnya dikejar di akhir tenggat waktu sehingga menimbulkan frustasi tim.
Dengan demikian, procrastination pada projek bisa terjadi di awal, tengah ataupun akhir projek. Dari hasil penelitian, seperti dituangkan dalam tulisan Tim Phychil yang sumbernya dituliskan di bawah ini, strategi yang dapat diterapkan untuk mengatasi procrastination di awal, bisa berbeda dengan di tengah dan di akhir. Seseorang akan cenderung procrastinate dalam memulai projek bila projek tersebut tidak bermakna baginya.
Aspek penting lain yang bisa menghambat dimulainya proyek adalah tingkat kesulitan dan ketidakjelasan proyek. Dengan self efficacy yang rendah, orang merasa tidak sanggup dan tidak berdaya untuk dapat menjalankan proyek itu dengan baik.
Setelah proyek dimulai, maka tantangan yang ada berubah. Berjalannya proyek dengan baik akan tergantung pada struktur monitoring yang dibangun dan progress yang dirasakan. Adanya progress merupakan sumber enerji yang diperlukan untuk bisa menjalankan projek secara konsisten.
Membangun struktur juga terkait dengan kemampuan dalam mem-break down projek, memahami kita berhenti di mana dan akan mulai di mana, memahami apa yang perlu dilakukan untuk mendapatkan gambaran proyek dengan lebih baik. Tidak masalah bila kita tidak tahu dengan jelas mengenai langkah berikutnya, sepanjang kita bisa mendefinisikan dengan baik informasi ataupun situasi apa yang ditunggu agar didapat kejelasan mengenai langkah berikut. Dengan kata lain, memformulasikan pertanyaan yang tepat akan membantu kita menemukan langkah berikut.
Tentunya projek yang mempunyai jangka waktu yang cukup akan lebih memungkinkan tim untuk bisa menikmati berjalannya projek dan berkreasi untuk mendapatkan hasil yang optimal.
Sumber: Tim Phycil dalam Blog Psychology Today, 28 Maret 2008: Procrastination: It’s Not Me, It’s The Situation (https://www.psychologytoday.com/us/blog/dont-delay/200803/procrastination-its-not-me-its-the-situation)
G. Suardhika
Trainer dari training Modern Time Management Jakarta
Leave a Reply