Blog

Edisi 298, 3 Desember 2019

Bos mempunyai pengaruh yang besar dalam fluktuasi beban kerja staf.  Pada pembahasan di seri organisasi sebelumnya, kita sudah mendiskusikan pentingnya menghargai sistem.  Menghargai sistem berarti mendahulukan bekerjanya mekanisme organisasi dalam proses koordinasi kita sehari-hari, sehingga tidak hanya target jangka pendek yang bisa diraih, tetapi juga kelangsungan kepentingan dan target jangka panjang.

                Bos yang menghargai sistem berarti akan menata organisasi dan pengorganisasian dengan baik, sehingga setiap staf memahami job desc-nya dan mempunyai keleluasaan untuk menjalankan demi pencapaian target.  Menghargai sistem termasuk salah satu sikap yang dibangun di atas relasi yang bersifat 2 P: Profesional to Profesional.

                Beban kerja seseorang bisa berasal dari job desc atau di luar job desc.  Kalau overload terjadi di dalam job desc, maka perlu dilakukan workload analysis untuk tindak lanjutnya: apakah tambah orang atau job desc disederhanakan.  Tetapi beban kerja bisa juga berasal dari luar job desc, bisa bersifat natural ataupun karena kelemahan sistem dan atasan.

                Bersifat natural artinya overload terjadi karena adanya perubahan organisasi sebagai respondterhadap perubahan di lingkungan organisasi ataupun karena alasan lainnya yang bersifat sementara.  Pada umumnya setiap job desc mengandung ‘escape clause’ yang berbunyi membantu atasan, namun untuk dapat organisasi bekerja dengan baik, sebaiknya porsi pekerjaan di luar job desc perlu dibatasi, misalnya, maksimal 30 persen dari beban kerjanya.  Di atas angka itu, berarti job desc perlu di-update.

                Perubahan apa saja yang terjadi yang bisa menyebabkan penambahan beban kerja tersebut?

• Ada tambahan pekerjaan dari manajemen pada unit tersebut, baik karena perubahan kebijakan ataupun karena perubahan eksternal.
• Adanya staf baru yang memerlukan bantuan
• Pekerjaan atasan itu sendiri yang memerlukan bantuan tim.
• Kaderisasi.

Kata kuncinya adalah pada kata ‘sementara’.  Jadi berbagai perubahan itu bukan permanen tetapi bersifat sementara.  Kalau bersifat permanen, tentu job desc perlu diubah.

                Lalu bagaimana kalau perubahan tersebut bersifat un-natural.  Artinya lebih disebabkan karena faktor sistem manajemen dan atasan?  Ini yang akan kita bahas pada tulisan-tulisan selanjutnya.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta