Blog

Edisi 216, 12 Juni 2018

Kita perlu membedakan 2 fungsi kita dalam beraktivitas, kita ketika tengah melakukan aktivitas (peran pekerja/pelaksana) dan kita ketika mengelola aktivitas (peran supervisor).  Bila ketika sedang asyik bekerja, lalu kita terdiam, mengantisipasi pekerjaan kita dan mengontak tim kita untuk menjadwal ulang rapat karena kita harus menyelesaikan pekerjaan itu dulu, maka kita sedang menjalankan peran supervisor dalam aktivitas tersebut.

Mengambil peran supervisor berarti melakukan berbagai hal, diantaranya, mengantisipasi kegiatan, mengalokasi aktivitas kita, mengatur prioritas, mengelola tuntutan dari orang-orang di sekitar kita, mencari cara untuk meningkatkan output kita.  Beragam aktivitas tersebut merupakan inti dari produktivitas diri.

Seringkali karena terbiasa diatur dan menunggu perintah, seseorang tidak mampu mengembangkan peran supervisor di dalam dirinya.  Sehingga ia tidak dapat mengantisipasi pekerjaan dengan baik dan kesulitan untuk menemukan cara meningkatkan produktivitas dirinya.

Meningkatkan produktivitas diri berarti mengambil jarak dari rutinitas kerja dan bertanya apalagi yang bisa kita lakukan untuk dapat menggunakan waktu kita dengan lebih efektif.

Kita perlu membedakan antara mengerjakan dan mengelola pekerjaan.  Mengerjakan pekerjaan membutuhkan kemampuan dan ketermpilan untuk menyelesaikan pekerjaan.  Mengelola pekerjaan membutuhkan kemampuan untuk mengatur prioritas, alur aktivitas, mengantisipasi pekerjaan: persiapan pekerjaan berikutnya dan antisipasi hambatan, mengelola tuntutan dan mengelola harapan dari para pihak yang terkait dengan pekerjaan kita.

Terdapat perbedaan yang penting antara kedua aspek tersebut.  Bisa saja kita seorang yang ahli dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan pada kita.  Tetapi kita hanya berhasil pada saat pekerjaan itu datang satu per satu dan diselesaikan satu persatu.  Sementara itu, untuk dapat menjalankan tugas dengan baik di suatu posisi dalam organisasi, kita perlu memiliki kemampuan untuk dapat mengelola berbagai aspek dari pekerjaan itu, mulai dari menentukan prioritas sampai pada mengelola berbagai tuntutan yang ada.

Daniel Levitin dalam bukunya Organized Mind (hal. 174), menguraikan bahwa peran supervisor ini dilakukan oleh bagian dari otak kita yang disebut prefrontal cortex yang berfungsi sebagai ceo dari otak kita.  Untuk mendapatkan hasil yang maksimal kadang kita perlu berpindah fokus pada beberapa level perhatian, mulai dari level makro, level CEO tersebut, ke level execution dan level detail execution yang biasanya bertugas melakukan kontrol detail.

Ia kemudian mencontohkan 3 team yang bekerja pada jasa pencucian mobil yang terdiri dari bos: yang memperhatikan bahwa pekerja bekerja dengan optimal dan tidak menghabiskan waktu terlalu banyak untuk suatu waktu tertentu, pekerja dan kontroler yang mencek detail pekerjaan.  Bila itu dilakukan oleh satu orang maka ia memerlukan kemampuan untuk mengalihkan perhatian dari satu hal ke hal lain yang umumnya lebih melelahkan daripada fokus pada satu level perhatian saja.  Namun perlu dilakukan untuk mendapatkan produktivitas optimal.  Bahkan, bisa jadi itu lah skill penentu antara orang dengan produktivitas rendah dan tinggi.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta