Edisi 143, Selasa 4 April 2017
Kita bisa mengelompokan aktivitas kita di tempat kerja, berdasarkan kaitannya dengan pem-budget-an waktu, menjadi 2 jenis: aktivitas yang terkait dengan orang dan aktivitas yang terkait dengan pekerjaan sendiri.
Inilah salah satu prinsip yang saya dapat dari Steven Covey, ‘ketika berhubungan dengan orang, efektiflah. Ketika berhubungan dengan pekerjaan sendiri, efisienlah’.
‘Jiwa’ dari Manajemen Waktu (MW) sebetulnya adalah efisiensi: bagaimana caranya agar kita bisa mengerjakan lebih banyak hal dalam waktu yang ada. Tentu juga ada mantra efektivitas di dalam MW yang terkait dengan pengelolaan prioritas pekerjaan.
Efisiensi lebih tepat digunakan dalam pekerjaan kita yang tanpa melibatkan orang lain. Kita bisa tahu bagaimana men-short cut nya. Kita tahu seberapa jauh pengorbanan kualitas yang ada pada saat kita melakukan efisiensi. Karenanya akan lebih mudah mem-budget-kan waktu dalam aktivitas ini. Kalau pembuatan laporan kemarin membutuhkan 1 jam, rasanya saya bisa coba untuk membuatnya dalam 45 menit. Atau sekedar kita taruh pekerjaan itu di aktivitas terakhir kita di kantor dan mencoba bekerja seefisien mungkin agar bisa pulang tepat waktu.
Namun, bisakah kita melakukan efisiensi ketika kita akan melakukan delegasi dan coaching? Misalnya ada satu staf Anda yang datang dengan masalah serius ke ruangan seorang Pemimpin, bisakah sang Leader mengatakan, ‘Saya Cuma punya 10 menit, silakan sampaikan secepat mungkin masalah yang ada’.
Jawabannya tentu bisa saja, tapi….. Tapi bisa jadi Anda salah menangkap masalah yang ada, atau Anda memberikan solusi yang tidak optimal, atau Staf Anda salah menangkap instruksi Anda. Bayangkan situasi yang lebih ekstrim, staf wanita Anda ingin datang mengajukan masalah sexual harrashment yang dia hadapi, ia datang ke ruangan Anda dengan kondisi terisak-isak. Anda dengan tenangnya sang Pemimpin mengatakan, ‘bisa diringkas dalam 10 menit nggak masalah kamu?’. Bukan hanya masalah itu tidak tuntas, tetapi juga relasi Anda sebagai pemimpinya, akan tercederai.
Karenanya rumus umum ketika berhubungan dengan orang adalah efektivitas. Terlibatlah dan pastikan bahwa pesan anda sampai. Ada anggota tim yang cepat bisa menangkap instruksi kita, ada yang agak lama. Kita perlu menyediakan waktu yang berbeda untuk mereka. Kesalahan instruksi bisa mengakibatkan kita menghabiskan waktu berkali-kali lipat untuk menyelesaikan masalah yang timbul karena mis komunikasi, belum lagi resiko finansialnya.
Tentu saja ada cara-cara untuk membuat proses dengan tim lebih efisien bila memang kita sedang membahas sesuatu yang kita tahu bisa diefisienkan. Di samping itu, pendekatan efektivitas tidak sepenuhnya tepat bila ktia sedang bicara mengelola rapat. Tentang pengelolaan rapat akan ada di seri tersendiri, ‘Manajemen Rapat versi MPD’.
G. Suardhika
Trainer dari training Modern Time Management Jakarta
