Blog

Edisi 183, 21 November 2017

Kebanyakan DA yang kita buat tidak memerlukan perkiraan waktu dari setiap aktivitas, karena tujuannya lebih pada memberi fokus dari aktivitas .  Lalu kapan kita perlu membuat perkiraan waktu aktivitas?

Yang pertama tentunya pada saat kita membuat perencanan proyek, dimana time line aktivitas disusun dengan memperhatikan perkiraan waktu dari setiap aktivitas.  Dalam kaitan dengan DA, perkiraan waktu aktivitas biasanya diperlukan ketika kita menghadapi tekanan kesegeraan (urgency) aktivitas yang besar sehingga kita lebih sensitif dalam menentukan aktivitas apa yang bisa kita masukan setiap harinya.

Terlalu banyak aktivitas akan membuat kita frustasi, terlalu sedikit akan mengurangi optimasi kinerja kita.  Bagaimana cara menentukan perkiraan waktu aktivitas di dalam DA harian?

Pertama, kita perlu menentukan sisa waktu kita untuk DA.  Sisa waktu ini adalah jumlah waktu kerja kita dikurangi aktivitas rutin dan perkiraan waktu yang dialokasikan untuk interupsi.  Perkiraan waktu aktivitas rutin dan istirahat lebih mudah kita tentukan, karena ia terkait dengan aktivitas sehari-hari kita, mulai dari perjalanan ke tempat rapat, waktu yang dipakai untuk briefing harian, waktu untuk pembuatan laporan, dan lain-lain.

Bagaimana menghitung perkiraan waktu interupsi?  Ini yang lebih sulit.  Apalagi bila fluktuasi interupsi itu begitu besar dan seringnya.  Mengenai cara mengelola interupsi itu akan menjadi topik dari seri tulisan yang berbeda.  Dalam artikel ini, fokusnya pada memperkirakan alokasi waktu  untuk interupsi.  Kalau interupsi begitu sering dan sifatnya segera maka kita perlu mengalokasikan waktu cukup besar untuk hal tersebut.  Sebagian sumber frustasi dalam ketidakberhasilan menjalankan DA karena tidak realistis memprediksi hal ini.

Seringkali ketika kita membuat DA, kita tidak melakukan pendekatan seperti ini.  Kita hanya berpikir tekanan dead line yang ada sehingga kita memaksakan untuk memasukan sejumlah aktivitas lalu kita frustasi ketika ternyata tidak bisa menemukan waktu untuk mengerjakannya.

Setelah kita mempunyai perkiraan waktu ‘tersisa’ setiap hari, baru kita mulai dengan membuat perkiraan aktivitas kita.  Paling cepat dan mudah, tentu dengan mengacu pada pengalaman kita dalam melakukan aktivitas tersebut ataupun pengalaman dari kolega.  Bila tidak ada benchmark tersebut, maka kita bisa menggunakan intuisi terlebih dahulu untuk membuat perkiraan kasar dari waktu yang diperlukan bagi pekerjaan besar dan penting di dalam DA kita.  Dengan bekal tersebut kita bisa menentukan jumlah aktivitas dalam DA Harian dengan lebih realistis.

Yang perlu kita waspadai dalam hal ini adalah parkinson law: waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu aktivitas akan cenderung menjadi lebih panjang kalau kita menerapkan waktu yang longgar terhadap aktivitas tersebut.  Karena itu mengalokasikan waktu yang agak ketat akan mendorong kita untuk menemukan short cut.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta