Blog

Edisi 192, 9 Januari 2018

Kita bisa berbicara mengenai banyak hal terkait teknik dalam membuat dan mengelola DA, namun dalam pelaksanaanya, pengelolan DA lebih terasa sebagai sebuah seni daripada ketrampilan dan aturan baku.  Hal ini disebabkan karena  keberhasilan aktivitas kita sehari-hari tergantung pada keluwesan kita dalam menyesuaikan penggunaan berbagai tool tersebut.  Beberapa keluwesan tersebut akan diuraikan berikut ini.

Fleksibilitas dalam menentukan kapan mengikuti DA dan kapan memprioritaskan tugas yang baru datang, merupakan sebuah seni pengelolaan DA yang pertama.  Apakah kita tetap menjalankan rencana kita yang tertuang di dalam DA atau kita me-respond dengan tuntas kejadian/informasi yang baru saja kita terima?  Rasa frustasi dapat timbul karena kita menilai tinggi apa yang ada di DA dan menilai rendah semua hal baru yang ada di hadapan kita.  Sehingga ketika perintah itu datang dari Bos atau permintaan bantuan datang dari staf kita, maka kita sudah mendekatinya dengan bad mood karena membayangkan berantakannya prioritas DA kita.

Dalam contoh lain, Anda sedang mengerjakan pekerjaan yang begitu penting dengan dead line yang ketat dan dalam situasi yang tenang di rumah Anda.  Tahu-tahu anak Anda yang remaja datang dan curhat kepada Anda, sesuatu hal yang jarang dia lakukan selama ini.  Apa yang akan Anda lakukan?

Kita perlu belajar untuk menghargai keberhasilan kita tidak hanya dari melaksanakan DA.  Tetapi juga dari kemampuan kita untuk me-respond apa yang ada di hadapan kita dengan baik.  Sesuai dengan skala prioritas yang kita bangun.

Bagaimanapun, DA merupakan aktivitas default.  Ketika tidak ada yang lebih penting yang perlu kita lakukan, maka kita kembali kepada DA kita.

Fleksibilitas juga perlu muncul dalam menjaga loading & pacing kita.  Diantaranya dengan pengaturan penambahan proyek dengan tepat.  Pengaturan pembuatan komitmen baru dengan berhati-hati.  Istilah ‘proyek’ yang digunakan MPD sama dengan yang ada di GTD, yaitu suatu aktivitas yang terdiri lebih dari satu aktivitas.

Kita perlu mempunyai kemampuan untuk memahami seberapa jauh kita bisa men-stretch diri kita dengan memperbanyak proyek dan DA atau justru kita memakai pendekatan minimalis dan hanya fokus pada aktivitas yang paling penting saja.  Over stretching akan menimbulkan stres.  Under stretching akan menimbulkan inoptimasi.

Seni lain dalam eksekusi DA adalah terkait dengan kemampuan untuk menyeimbangkan aktivitas urgent & important.  Bila kita terlalu panik terhadap aktivitas urgent maka kita akan terlalu fokus dan overdo hal tersebut.  Sebaiknya default kita tetap di aktivitas penting sambil menjaga kewaspadaan terhadap dead line aktivitas.  Aktivitas urgent kita lakukan bila:

• No delegatable (hanya kita yang harus/bisa mengerjakan)
• No delay (aktivitas atau bagian aktivitas itu sudah tidak bisa ditunda lagi dengan potensi kerugian yang lebih besar bila kita tunda.
• No short cut (tidak ada lagi cara short cut yang bisa ditempuh sehingga bentuk optimal dari aktivitas itu sudah seperti apa yang akan kita kerjakan).

Tanpa pertimbangan dan sensitivitas terhadap hal di atas, maka kita akan jatuh pada parkinson law: melakukan sebuah aktivitas lebih lama dari yang dibutuhkan.

Seni berikut dalam pengelolaan DA terkait dengan seberapa detail kita membuat sistem perencanaan dan eksekusi.  Overdo dalam perencanaan DA akan menyebabkan kita terlalu mengambil banyak waktu untuk mempersiapkannya.  Disisi lain, tanpa DA yang baik, kita tidak akan mencapai fokus yang kita butuhkan.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta