Edisi 140, Selasa 21 Maret 2017
Salah satu diagram yang dipopulerkan Covey yang paling penting dalam Manajemen waktu dan prioritas adalah Diagram Penting dan Genting (mendesak).
‘Apa perbedaan penting dan genting?’, ini pertanyaan yang sering saya ajukan dari satu pelatihan ke pelatihan lainnya. Kebanyakan peserta tampaknya memahaminya, namun susah mengungkapkannya dengan bahasa sederhana. Genting merupakan fungsi dari waktu: semakin dekat dead line suatu aktivitas semakin genting. Sedangkan penting adalah fungsi dari impact atau target.
Karena pekerjaan penting mempunyai impact yang besar bagi hidup dan karir kita, maka seharusnya kita mengalokasikan waktu yang cukup banyak bagi aktivitas tersebut. Sayangnya, aktivitas genting lebih memberikan kepuasan dan efek jangka pendek yang real sehingga kita dengan mudah berorientas ke sana. Pekerjaan genting memberikan rasa tenang: karena Bos tidak mengejar-ngejar kita lagi. Atau memberikan rasa in control karena kita merasa sudah berhasil mencoret sebagian tugas di pending item kita.
Saya tentu tidak sedang menyarankan untuk kita mengabaikan dead line. Tetapi kita perlu mengendalikan kecenderungan over worried dan perfectionist kita sehingga mengalokasikan terlalu banyak waktu untuk pekerjaan genting padahal tidak penting. Apalagi kalau hal tersebut menyebabkan kita mengabaikan aktivitas penting kita.
Boleh juga kita sekali-sekali merasa tenang menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan penting, walau ada aktivitas genting yang belum selesai. Agar kita masih bisa menjaga proporsi waktu yang memadai untuk aktiviatas penting kita: melakukan evaluasi hari kita, mencari cara lebih efektif untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, berolah raga, mnentukan prioritas hidup dan pekerjaan kita, mengembangkan diri kita. Ataupun, melakukan coaching bagi tim kita.
Sebab seringkali aktivitas penting terus-menerus kita tunda karena kita selalu mendahulukan mengisi hari kita dengan berbagai aktivitas genting. Trick yang lain: beri dead line buat aktivitas penting kita dan perlakukan dia sebagai layaknya aktivitas genting.
G. Suardhika
Trainer dari training Modern Time Management Jakarta
