Blog

Edisi 233, 25 September 2018

Pada bagian kedua ini, kita akan membahas penggunaan waktu CEO dalam aktivitas strategi dan rapat-rapatnya.

Untuk bisa mengarahkan sistem dan orang dengan baik, dari segi isi pekerjaannya,  CEO menghabiskan 21 persen dari waktunya untuk strategi, 25 persen untuk me-review fungsi dan unit bisnis, berinteraksi dengan orang sebanyak 25 persen, mencocokan struktur organisasi dan budaya dengan kebutuhan bisnis sebanyak 16 persen.

Tanpa formulasi dan pelaksanaan strategi yang jelas, CEO akan banyak jatuh ke hal-hal yang sifatnya taktis operasional.  Karenanya mereka akan selalu perlu membentuk, menyesuaikan, mengkomunikasikan dan memperkuat aspek strategis dari usahanya.

Meskipun teknologi telah makin memudahkan komunikasi di dalam organisasi saat ini, namun CEO masih mengandalkan 61 persen dari waktunya untuk tatap muka, sedangkan telepon 15 persen dan media elektronik 24 persen.

Dalam setiap minggu rata-rata CEO melakukan 37 rapat dan menghabiskan 72 persen dari waktunya di sana.  Pada umumnya CEO selalu berupaya untuk memotong lamanya rapat, bahkan ada kecenderungan untuk selalu mencoba mengagendakan rapat yang lebih singkat.  Sekitar 51 persen dari rapat diinisiatif oleh sang CEO.

Waktu yang digunakan untuk bekerja sendiri menghabiskan sekitar 28 persen.  Sayangnya hampir 60 persen dari waktu ini digunakan untuk aktivitas 1 jam atau kurang, sehingga tidak memadai untuk melakukan evaluasi mendalam terhadap aspek strategis perusahaan ataupun terhadap efektivitas kepemimpinan mereka.

Tentunya interaksi yang memadai dengan seluruh lapisan organisasi juga diperlukan untuk membuat ia memahami kondisi perusahaan dan mendorong motivasi karyawan.  Hal tersebut juga akan meningkatkan legitimasi CEO dan tingkat kepercayaan pada CEO.  Interaksi yang spontan bisa dibudgetkan sampai dengan 25 persen dari waktu kerja.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta