Edisi 182, 14 November 2017
Jika DA Lengkap bertujuan untuk memindahkan segala hal yang ingin kita lakukan ke dalam DA kita, sehingga kita tidak perlu mengingat-ingatnya lagi, maka DA Harian bertujuan untuk mengarahkan fokus kita setiap hari.
DA bukanlah jadwal. Jadwal bisa kita isi dengan informasi atau aktivitas terkait waktu: bisa agenda rapat, hal yang mau kita lakukan di satu hari tertentu, informasi h-berapa hari menjelang dead line. Sedangkan DA berisi hal non rutin yang perlu kita lakukan. Baik terkait dengan persiapan rapat tersebut ataupun terkait dengan aktivitas-aktivitas penting yang perlu kita lakukan untuk memastikan berbagai proyek kita dapat selesai sesuai dengan target waktunya.
DA berisi hal non rutin. Aktivitas rutin kita yang terkait dengan kebiasaan sehari-hari ataupun pekerjaan rutin kita, tidak perlu dimasukan di dalam DA. DA berisi hal yang bersifat segera (karena tenggat waktunya sudah dekat) atau penting. Pada umumnya banyaknya porsi hal penting di dalam DA kita, merupakan indikator yang menunjukan semakin kita bisa mengelola beban kerja yang ada.
Bila tekanan aktivitas yang perlu segera diselesaikan tidak terlalu tinggi, sebetulnya kita tidak perlu kritis dalam memperkirakan waktu kita pada setiap aktivitas. Hanya ketika tekanan dead line begitu tinggi, maka kita perlu memperkirakan alokasi waktu dari setiap aktivitas kita sehingga kita bisa melakukan berbagai aktivitas dengan takaran waktu yang optimal.
Faktor lain yang perlu kita pertimbangkan dalam mempersiapkan berapa banyak target DA kita dalam satu hari adalah seberapa mampu kita mengendalikan interupsi. Semakin kita berada di lingkungan dengan tingkat interupsi tinggi, maka semakin kita sebaiknya tidak terlalu berambisi memasukan banyak aktivitas di dalam DA harian kita.
Tidak semua orang memerlukan DA harian. Pada pekerjaan yang lebih banyak mengandalkan kualitas dan work limit daripada time limit, maka biasanya jumlah DA dalam satu hari tidak banyak dan akan cenderung sama dari hari ke hari. Seorang penulis ataupun pelukis, aktivitas profesinya sudah dilihat sebagai default: kalau tidak ada aktivitas penting lain yang perlu dilakukan maka hal yang dilakukan adalah itu: menulis atau melukis. Ia tinggal memonitor sampai mana dan prioritas apa dalam aktivitas tersebut yang ia akan lakukan pada hari itu. Pada mereka bisa jadi DA nya justru berisi hal-hal ‘kecil’ yang sering terlupa: membeli keperluan rumah, membeli alat lukis, dll.
DA harian biasanya berisi 8 sampai 15 aktivitas dan karenanya cukup ditulis di dalam selembar kertas, ataupun di tulis di memo mobile phone Anda.
G. Suardhika
Trainer dari training Modern Time Management Jakarta
Leave a Reply