Edisi 266, 23 April 2019
Banyak buku MW yang menyarankan kita untuk memecah pekerjaan kita menjadi beberapa bagian sehingga kita tidak merasakan beban yang berlebihan. Sebuah saran yang baik. Sayangnya kadang kita lupa seberapa luas implementasinya.
Impelementasi yang paling mudah terbayangkan, saya kira adalah terkait dengan manajemen proyek. Memecah aktivitas kita dalam beberapa bagian membuat kita bisa mengelola proyek dengan lebih baik.
Implementasi yang lain adalah terkait dengan pengorganisasian. Anda pernah mencoba merapikan meja atau lemari arsip Anda. Meletakan semua dokumen dalam klasifikasi yang Anda inginkan di lantai, untuk kemudian menemukan bahwa pada sore hari yang terjadi hanya memindahkan ketidakteraturan dari lemari filing ke atas karpet? Hal ini karena Anda tidak mempunyai target yang realistis mengenai apa yang bisa Anda capai sampai sore hari. Bisa jadi sampai sore hari, yang bisa dilakukan hanya memilah mana yang dibuang dengan yang tidak. Tetapi yang Anda lakukan adalah membuat puluhan kategori dan memilah berdasarkan kategori tersebut. Lebih jauh lagi, ketika menemukan artikel yang menarik, Anda tergoda untuk membacanya sampai habis sebelum memilah atau membuangnya. Akhirnya, bahkan dua haripun tidak cukup untuk merapikannya dan Anda kembali memasukan file tersebut dalam kondisi yang tidak terorganisir.
Impelementasi yang lain terkait dengan e mail Anda. Kebanyakan orang yang gagal mencapai zero inbox, atau membuat inbox e mail nya kosong setiap hari, disebabkan karena mereka ingin membaca dan me-respond dengan baik semua email. Padahal dengan waktu yang terbatas, yang mungkin mereka lakukan hanya membalas email yang bersifat segera dan mem-file email yang lainnya.
Implementasi dari kememampuan untuk mem-break down aktivitas sehingga bisa dicapai tahapan yang realitis, juga diperlukan pada saat kita melakukan coaching ataupun pada saat rapat. Tidak mungkin semua hal/masalah dibahas dalam satu kali rapat dan coaching. Kita perlu menentukan apakah pada saat tertentu terdapat waktu yang memadai untuk urun rembuk, atau sekedar mendefinisikan masalah dengan jelas, atau bahkan hanya menyebutkan ada masalah di bagian tertentu untuk dibahas lagi di pertemuan berikut.
Kemampuan untuk memecah aktivitas atau pekerjaan akan membantu kita untuk bisa mengelola hari kita dengan lebih realistis dan optimal.
G. Suardhika
Trainer dari training Modern Time Management Jakarta
Leave a Reply