Blog

Edisi 208, 24 April 2018

Kita sudah membahas dari Directing sampai dengan Executing, sepertinya seluruh proses sudah lengkap.  Begitu bukan?  Tidak juga.  Masih ada dua tahap yang perlu kita bahas secara singkat, Recovering & Improving.  Kita akan membahas Recovering di tulisan ini dan Improving di tulisan berikutnya.  Pertanyaan yang ingin dijawab dalam Recovering adalah, apa yang sebaiknya kita lakukan ketika kita mengalami overwhelm?

Overwhelm adalah akibat dari ketidakmampuan kita mengikuti demand yang ada.  Beban kerja yang besar ada yang terjadi dengan alasan yang tepat: karena disain kesibukan kita, atau bisa juga karena force majeur, suatu hal yang tidak kita prediksi sebelumnya.  Ada juga overload yang terjadi bukan karena alasan yang tepat: karena kebijakan dan budaya atau perilaku pemimpin yang tidak optimal.  Apa yang kita lakukan?

Ibarat menghadapi kebakaran, maka pertama-tama tentu memadamkan api.  Ini berarti mengelola dan menyelesaikan area mendesak, terutama yang paling mengganggu kita.  Tuliskan dan buat next action-nya.  Lihat dimana potensi masalahnya, tentukan waktu untuk mengerjakan.  Optimalkan upaya mencari bantuan dari pihak terkait.

Ini adalah upaya untuk mengatasi kebakaran dulu.  Setelah itu, baru kita mulai memperbaiki keadaan setahap demi setahap dan pada ujungnya mengembalikan aktivitas kita di track yang kita inginkan.  Yang perlu kita yakini adalah ini: solusinya ada di prioritas bukan di multy tasking.  Bukan meningkatkan kemampuan kita mengerjakan banyak hal, tetapi kemampuan kita untuk memilih apa yang perlu kita kerjakan.  Karenanya proses Directing sampai dengan Planning sangat penting untuk dibenahi.  Bila kita telah berada di jalur yang benar, dalam hal Direction, maka kita bisa bekerja dengan kecepatan dan keterlibatan yang kita inginkan.

Ada baiknya kita melakukan beberapa refleksi berikut:

• Apa penghambat menumpuknya pending item? Apakah karena saya tidak mampu, atau tidak mau atau rasa khawatir?
• Lakukan analisis penggunaan waktu kita? Buat time log.  Temukan time wasted (efisiensikan waktu),
• Lakukan analisa jadwal kita. Apakah kita sudah meletakan susunan pekerjaan kita dengan memperhatikan kondisi enerji kita, tempat kerja kita, dan sebagainya.
• Apakah kita mempunyai sense of control yang baik terhadap pekerjaan kita, termasuk pekerjaan tim. Bila tidak, maka berarti kita perlu membenahi Daftar Aktivitas kita.
• Bagaimana dengan kecenderungan kita untuk sentralisasi? Optimalkan pemberdayaan.
• Apakah kita sudah melakukan pengelolaan boundaries dalam relasi dengan baik. Mengoptimalkan berkata ‘tidak’ untuk permintaan yang tidak relevan ataupun yang tidak masuk ke dalam prioritas.
• Apakah kita sudah mengoptimalkan short cut: the right action for the right outcome.

Bila hal tersebut sudah dilakukan, diharapkan sense of direction (perasaan bahwa kita sudah on track dalam menjalankan aktivitas kita) dan sense of control akan kembali kita miliki.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta