Blog

Edisi 177, 17 Oktober 2017

Prefrontal cortex (PC) adalah bagian dari otak kita yang berfungsi mengatur berbagai fungsi otak kita dengan baik.  Walaupun ia memiliki kemampuan luar biasa sebagai eksekutif pengendali, ia memiliki satu keterbatasan penting: ia hanya bisa melakukan berbagai proses kognisi secara bertahap. 

David Rock dalam Your Brain at Work menyebutkan ada 5 fungsi utama yang dilakukan oleh PC: memahami, memutuskan, mengingat, menghafal, dan fokus (menahan hal tidak penting masuk ke dalam pikiran kita) (halaman 8).  Dengan pemahaman ini-lah pembuatan DA membantu kita memecah tugas PC kita menjadi dua: merencanakan dan bertindak.  DA yang tepat adalah hasil sebuah perencanaan yang matang, ia membantu kita memahami medan kita, dan mensimulasikan fokus dan respond kita terhadap berbagai situasi.  Dengan DA yang baik, dalam proses eksekusi kita sudah fokus pada aktivitas yang mana, kenapa aktivitas tersebut dipilih dan apa tujuan dari aktivitas tersebut.

Ibarat aktor, kita tidak mungkin membaca dan menghafal naskah pada saat di panggung.  Kita perlu melakukan itu dalam latihan.  Pada saat latihan, kita membaca, melatih vokal, melatih ekpresi, bahasa tubuh, blocking, dan seterusnya.  Bahkan kita perlu berlatih dengan rekan main kita untuk mendapatkan kelancaran yang dibutuhkan.  Pembuatan DA itu adalah proses ‘latihan’ kita.  Kita memahami peran kita, menurunkan dalam aktivitas, memilih aktivitas, memahami tujuannya, membayangkan pelaksanaan, mengantisipasi kemungkinan gagal, dan seterusnya.  Kita akan coba melihat berbagai fungsi otak yang kita gunakan dalam tahapan pembuatan DA di bawah ini.

Bayangkan Anda dalam kondisi santai tengah berada di sudut yang nyaman di rumah Anda, di malam hari yang tenang dengan alat tulis dan notebook telah siap untuk memulai Anda membuat DA yang strategis.  Apa proses berpikir yang Anda lakukan?

• Pertama tentu Anda memikirkan lagi berbagai prioritas Anda dalam area hidup Anda. Dalam hubungan dengan anak dan pasangan Anda, apakah Anda sudah cukup nyaman dalam relasi yang ada atau Anda merasa ada yang perlu dilakukan.  Apakah ada hari penting tertentu yang perlu Anda ingat?  Bagaimana dengan area pekerjaan dan area pengembangan diri.  Proses ini akan lebih detail kita bahas dalam pembahasan mengenai mengelola masuknya komitmen di seri yang lain.  Dalam tahap ini, otak kita berusaha untuk mendapatkan gambaran besar tujuan hidup dan keseimbangan hidup yang kita inginkan, memahami prioritas value kita, melakukan cek terhadap perasaan dan intuisi kita dan menurunkan dalam aktivitas bila dirasa masih ada yang perlu dilakukan untuk membuat aktivitas tersebut on track.
• Kedua, ketika Anda sampai pada proyek yang perlu dilakukan, Anda mulai memikirkan timing pengerjaan proyek tersebut. Apakah sudah perlu dimulai sekarang?  Sudah sampai tahap mana?  Apakah kita terlambat dari jadwal?  Apa upaya untuk mengatasi keterlambatan?  Dalam tahap ini, otak kita berusaha memahami flow projek, mengevaluasi dan menentukan fokus aktivitas saat ini.
• Ketiga, ketika berbagai aktivitas yang perlu dilakukan sudah ada di master list DA, baru Anda mulai berpikir mengenai pilihan aktivitas untuk minggu ini dan esok hari. Dan Anda mulai berpikir mengenai aktivitas mana yang didahulukan dan mana yang tidak?  Mana yang bisa dipersingkat waktunya?  Dalam tahap ini, otak kita melakukan perbandingan aktivitas dengan aktivitas lain dan dengan tujuan kita.
• Keempat, ketika Anda melihat DA anda untuk esok hari, Anda mulai bertimbang apakah ini terlalu banyak? Apakah Anda merasa nyaman dengan aktivitas sebanyak itu?  Anda melihat jadwal Anda esok untuk mengetahui seberapa banyak sebetulnya waktu yang Anda miliki, di luar berbagai jadwal rapat yang ada.  Pada tahap ini, otak kita mengandalkan intuisi untuk melihat apakah dengan beban sebanyak itu, Anda masih bisa menjalani hari dengan nyaman dan fokus.

Bisa Anda bayangkan bila semua proses otak tersebut Anda lakukan pada saat Anda sudah di tempat kerja.  Bertapa tidak mungkinnya untuk bisa fokus dan mencapai target kerja yang diinginkan.  Ini sama tidak mungkinnya baru berlatih menggunakan senjata pada saat di medan perang.  Pertempuran hanya bisa dimenangkan bila perencanaan telah dilakukan dengan sangat matang.

Anda akan temukan bahwa keseluruhan proses ini bila dilakukan dengan tepat akan membaut diri Anda tenang karena ia tahu fokus pekerjaannya ada dimana?  Ia tahu tengah berada dimana di dalam berbagai kepentingan dan kesibukan yang ada?   Untuk dapat berjalannya proses ini dengan baik, memang menuntut kemampuan untuk mengendalikan input komitmen, yang akan dibahas pada seri yang berbeda.

Kalau setiap kali Anda ingin melakukan ini, Anda sudah merasa overwhelm dengan banyaknya hal yang perlu dilakukan dan tenggat waktu yang begitu ketat, maka Anda perlu kembali pada pengelolaan input komitment Anda.  Sebab bila proses perencanaan saja tidak bisa dilewati dengan tenang, apalagi proses eksekusinya di esok hari.  Tidak heran bila kemudian kita memilih untuk berjalan tanpa radar, berjalan dengan mata tertutup, kita menjadi reaktif karena sudah tidak sanggup lagi melihat DA yang menumpuk.

G. Suardhika

Trainer dari training Modern Time Management Jakarta