Edisi 138, Selasa 7 Maret 2017
Bila Anda mengikuti seri mengenai Manajemen Waktu dan intervensi penjadwalan sejauh ini, saya menduga Anda sudah lebih memahami penjadwalan dari berbagai perspektif: mulai dari gradasinya, kapan ia efektif, stretching dalam penjadwalan dan seterusnya. Anda juga mungkin sudah bisa menduga bahwa bila tidak dilakukan dengan tepat maka intervensi penjadwalan akan menimbulkan berbagai side effect, yang menunjukan adanya kesalahan pilihan intervensi (lihat tulisan sebelumnya: Kapan sebuah Penjadwalan itu Efektif?) ataupun kesalahan implementasi dalam melakukan penjadwalan.
Berikut kita akan membahas tiga efek samping utama dari sebuah penjadwalan.
Pertama. Efek samping yang paling ringan adalah time consuming. Membuat jadwal yang optimal mempunyai ke-ruwet-annya sendiri. Memasukan appointment dan meeting ke dalam jadwal merupakan bagian yang termudah. Tetapi memasukan suatu aktivitas ke dalam jadwal memerlukan kejernihan dalam mencari titik temu antara prioritas dan urgent, mem-break down aktivitas, mengalokasikan waktu terhadap aktivitas, memastikan semua yang diperlukan untuk mengerjakan aktivitas sudah ada, memahami konteks yang diperlukan dan menghitung enerji yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Bila kita tidak yakin pada aktivitas yang akan kita jalankan, kita akan menjalankan dengan setengah hati, sehingga tidak akan optimal. Disinilah perlunya kejelasan prioritas dan urgent. Ada pekerjaan yang perlu dilakukan di tempat tenang ada yang bisa dilakukan dalam kebisingan. Itulah konteks. Lalu kalau kita menunda pekerjaan yang berat di siang atau sore hari, maka hampir pasti enerji yang ada tidak memadai untuk mengerjakannya dengan baik.
Ini bukan berarti kesimpulannya adalah tidak menjadwalkan ya…Ini Cuma berarti bahwa kita memilih gradasi penjadwalan yang tepat dengan memperhatikan jenis pekerjaan kita dan lingkungan kerja yang ada sehingga proses penjadwalannya tidak memerlukan begitu banyak waktu untuk kemudian menimbulkan frustasi di akhir hari.
Kedua. Frustasi. Ya frustasi adalah efek samping lain dari penjadwalan. Penjadwalan baru akan efektif kalau kita secara konsisten melakukannya. Konsistensi ini memerlukan kemampuan kita untuk mengatasi rasa frustasi yang muncul ketika mem-fine tuning penjadwalan kita. Kita perlu menemukan cara untuk membuat proses perencanaan ini berjalan dengan mudah tetapi optimal. Para perfectionist mempunyai kecenderungan untuk membuat jadwal sebaik mungkin untuk kemudian kelabakan dalam menjalankannya. Ia over optimis memasukan terlalu banyak aktivitas dalam satu hari. Susahnya lagi, mereka tidak belajar dari kegagalan menjalankan jadwal sehingga kesalahan yang sama terus berulang.
Efek ketiga, yang juga tidak kalah pentingnya untuk kita pahami adalah Salah Fokus. Kadang orang lupa melakukan penjadwalan tanpa kejernihan yang memadai terhadap prioritas. Untuk mendapatkan kepuasan dalam menjalankan hari, kita cenderung memasukan hal yang mudah saja ke dalam jadwal atau melakukan hal yang mudah dan menyenangkan saja sehingga bisa mencoret banyak item di dalam daftar tugas.
Baca email. Sudah. Merapikan Meja. Done. Menelepon Pak X. Beres. Membuat jadwal untuk besok. Got it. Mempersiapkan meeting dengan Direksi besok pagi. Belum. Kecenderungan mis focus akan membuat kita menjadi orang yang sibuk tapi tidak menghasilkan. Padahal MPD-er mempunyai definisi sendiri mengenai kesibukan (baca juga: Sibuk bagi MPD-er).
Ketiga efek samping tersebut-lah yang membuat proses membangun kebiasaan penjadwalan yang efektif merupakan sebuah tantangan tersendiri. Ia memerlukan usaha dan trick untuk bisa mengintegrasikannya dengan efektif ke dalam tool produktivitas diri kita sehari-hari.
G. Suardhika
Trainer dari training Modern Time Management Jakarta
