Edisi 37, Selasa, 5 Januari 2016
Inbox zero sudah menjadi istilah umum dalam produktivitas diri mengacu pada sasaran yang ingin dicapai dalam mengelola email. MPD-er (istilah yang digunakna blog ini untuk mereka yang meningkatkan produktivitas dirinya) memahami bahwa inbox zero merupakan cara untuk membuat kita tenang dan siap memonitor email masuk dengan baik dan tidak panik ketika melihat jumlah email di inbox-nya (hah….sudah 1000 an!!!).
Inbox email, seperti juga inbox tray untuk surat masuk kita, merupakan alat untuk menampung sementara surat yang masuk sehingga kita bisa proses dengan efisien sesuai kebutuhannya.
Email yang datang dengan timing yang tidak diatur akan menjadi interupsi bagi pekerjaan kita. Email seringkali juga disebut sebagai sumber agenda orang lain dan bukan agenda kita, karena kebanyakan email adalah kebutuhan external terhadap perhatian dan waktu kita. Karena itu mengelola email dengan taktis akan sangat menentukan apakah kita bisa mencapai disiplin inbox zero (secara berkala membersihkan inbox kita) atau tidak. Beberapa tips berikut ini, bisa dicoba.
Pertama. Usahakan untuk mempersingkat waktu kita di setiap email. Kadang-kadang kita cenderung untuk membaca email untuk memahami isinya, lalu membiarkan dia tetap berada di-inbox karena merasa tidak ada waktu untuk melakukannya atau indecisive terhadapnya. Situasi ini membuat kita masuk ke dalam lingkaran setan, semakin saya tidak memprosesnya, semakin saya merasa tidak mampu. Lalu kekhawatiran saya terhadap ‘ancaman bahaya’ akan adanya email penting yang belum saya respond, semakin lama semakin besar.
Salah satu hambatan untuk bisa memproses email dengan cepat adalah kita ingin setiap kali membaca email langsung bisa me-reply dengan baik semua email yang ingin kita reply. Ini berarti menyediakan cukup banyak waktu untuk memproses email. Karena itu sebaiknya kita memilah antara tahap mem-file email dengan proses scanning dan me-respond email secara lebih comprehensive. Kita akan membahas tahapan ini di tulisan berikutnya.
Kedua. Bila tidak ada email yang sangat penting dan urgent yang Anda tunggu maka hindari penggunaan ping sebagai penanda masuknya email.
Ketiga. Ketika kita memutuskan me-reply suatu email, karena proses me-reply-nya masuk dalam budget waktu yang ada, maka usahakan untuk disiplin melakukannya. Jangan kita keasyikan sehingga akhirnya gagal membuat inbox kita zero. Ingat target kita inbox zero, agar mendapatkan sense of control dari situasi yang ada.
Francis Wade dalam Perfect Time-Based Productivity mempunyai ilustrasi yang bagus mengenai membuka email tanpa memprosesnya dengan baik. Bayangkan bila Anda mempunyai banyak surat, lalu Anda pergi ke kotak surat Anda, membuka dan membaca setiap surat lalu mengembalikan ke dalam kotak surat Anda. Dalam waktu singkat, kotak pos Anda menjadi penuh dan tukang pos tidak bisa memasukan surat ke dalamnya lagi.
Begitulah beberapa cara meningkatkan produktivitas kerja Anda terkait dengan pengelolaan email Anda.
G. Suardhika
Trainer dari Training Modern Time Management Jakarta
Berminat untuk mengikuti pelatihan mengenai pengelolaan email, silakan klik informasi di sini.
